Gặp phải vấn đề quá nan giải? Những phương pháp sau sẽ giúp bạn giải quyết thành công


Người viết lách tại eSmart.vn

25/07/2016

Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt có thể tạo nên một sự khác biệt rất lớn cho sự nghiệp của bạn.

Giải quyết vấn đề là công việc mà chúng ta đều phải làm hàng ngày. Cho dù bạn đang giải quyết một vấn đề cho một khách hàng (nội bộ hay bên ngoài), hỗ trợ những người đang giải quyết vấn đề, hoặc phát hiện những vấn đề mới cần được giải quyết, những vấn đề bạn gặp phải có thể lớn/nhỏ, đơn giản hay phức tạp, dễ dàng hay khó khăn.

Tìm cách để giải quyết những vấn đề cũng là một phần vai trò của người quản lý. Vì vậy, trở thành một người có thể tự tin giải quyết vấn đề thực sự quan trọng đối với một sự nghiệp thành công của bạn. Phần lớn sự tự tin đều đến từ việc có một quy trình tốt khi chúng ta muốn tiếp cận một vấn đề, nó giúp bạn có thể giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nhưng nếu không có một quy trình, các giải pháp của bạn có thể sẽ không đạt được hiệu quả hoặc bạn sẽ bị mắc kẹt ở một giai đoạn nào đó và không thể tiếp tục giải quyết được nữa, việc này có thể sẽ để lại những hậu quả nghiêm trọng.

Có bốn bước cơ bản trong việc giải quyết một vấn đề:

  1. Xác định vấn đề.
  2. Đưa ra các phương án.
  3. Đánh giá và lựa chọn các phương án.
  4. Thực hiện các phương án.

khả năng giải quyết vấn đề

Xác định vấn đề

Chìa khóa để chúng ta có thể định nghĩa tốt được vấn đề là phải đảm bảo rằng bạn đối phó với các vấn đề thực sự – không phải triệu chứng của nó. Ví dụ, nếu hiệu suất trong bộ phận của bạn là không đạt tiêu chuẩn, bạn có thể nghĩ rằng vấn đề là do quy trình làm việc của các cá nhân. Tuy nhiên, nếu bạn quan sát sâu hơn, vấn đề thực sự có thể là do thiếu đào tạo, hoặc một khối lượng lớn công việc bất hợp lý.

Các công cụ như 5 Whys, Đánh GiáPhân Tích Ngọn Nguồn Nguyên Nhân giúp bạn hỏi những câu hỏi đúng, và làm việc theo từng lớp các lớp của một vấn đề để tìm ra những gì đang thực sự xảy ra.

Ở giai đoạn này, hãy đảm bảo rằng bạn xem xét vấn đề từ nhiều góc độ, điều này rất quan trọng. Nếu quả quyết quá sớm, bạn sẽ chỉ kết thúc với một tuyên bố về vấn đề đó thay vì đưa ra một giải pháp. Ví dụ: “Chúng ta phải tìm một cách để xử lý kỷ luật những người làm việc không đạt tiêu chuẩn.” Điều này sẽ khiến bạn không có cơ hội khám phá những lý do thực sự gây nên năng suất thấp. Danh mục CATWOE sẽ nhắc nhở bạn phải xem xét nhiều yếu tố góp phần gây nên vấn đề, và để mở rộng suy nghĩ bao quát của bạn.

Hiểu rõ sự phức tạp

Khi bạn gặp vấn đề đơn giản, các giải pháp thường sẽ là điều hiển nhiên, và bạn không cần phải làm theo bốn bước mà chúng ta vạch ra trước đó. Như vậy, thời điểm bạn phải sử dụng các bước trên để tiếp cận vấn đề, có nghĩa là vấn đề của bạn khá là phức tạp và khó hiểu, bởi vì sẽ có cả một mạng lưới những vấn đề liên quan đến nhau.

Tin tốt là có rất nhiều cách bạn có thể sử dụng để hiểu được một mớ các vấn đề rối ren. Nhiều trong số những cách đó có thể giúp bạn dựng được hình ảnh của tình trạng hiện tại một cách rõ ràng, để bạn có thể hiểu rõ hơn về những gì đang xảy ra.

Những Sơ Đồ Quan Hệ là cách tuyệt vời cho việc tổng hợp nhiều thông tin khác nhau thành các chủ đề phổ biến, và để có thể tìm hiểu mối quan hệ giữa các thông tin đó.

Một công cụ phổ biến khác là Sơ Đồ Nguyên Nhân và Ảnh Hưởng. Để có thể tạo ra các giải pháp khả thi, bạn phải có một sự hiểu biết vững chắc về những gì đang gây ra vấn đề dó. Hãy lấy ví dụ của chúng ta về việc làm việc không đạt tiêu chuẩn, Sơ Đồ Nguyên Nhân và Ảnh Hưởng sẽ nhấn mạnh rằng sự thiếu đào tạo có thể góp phần gây nên vấn đề, và cũng có thể làm nổi bật nguyên nhân có khả năng như tình trạng quá tải công việc và các vấn đề liên quan đến kĩ thuật.

Khi vấn đề của bạn xảy ra trong một quy trình kinh doanh, hãy tạo Lưu Đồ, Sơ đồ Luồng hoặc Sơ Đồ Hệ Thống sẽ giúp bạn quan sát được cách hoạt động khác nhau và các đầu vào phù hợp với nhau. Điều này thường sẽ giúp bạn xác định một yếu tố bị thiếu hoặc bị thắt nút cổ chai có thể là  nguyên nhân gây ra vấn đề của bạn.

Những gì có vẻ là một vấn đề duy nhất thường hóa ra là một loạt các vấn đề. Trở lại với ví dụ của chúng tôi, công việc không đạt tiêu chuẩn có thể được gây ra bởi không đủ kỹ năng, nhưng khối lượng công việc quá mức cũng có thể góp phần, như thời gian được thử việc quá ngắn và động lực kém. Sử dụng kĩ thuật Drill Down sẽ giúp bạn phân chia vấn đề thành những phần nhỏ hơn, mỗi phần có thể được giải quyết một cách thích hợp.

Quy trình Giải quyết vấn đề

Bốn bước tiếp cận để giải quyết vấn đề mà chúng tối đã đề cập ở phần đầu bài sẽ giúp ích cho các bạn trong nhiều tình huống khác nhau. Tuy nhiên, để có được một quá trình toàn diện hơn, bạn có thể sử dụng Quy Trình Một Chiều, Đánh Giá Câu Hỏi hoặc Phương Pháp Mềm Hệ Thống (SSM). Những công cụ này sẽ cung cấp chi tiết các bước mà bạn có thể sử dụng để giải quyết một vấn đề một cách hiệu quả.

Quy Trình Một Chiều liên quan đến một quá trình gồm tám giai đoạn: tìm kiếm vấn đề, tìm hiểu thực tế, xác định các vấn đề, tìm ý tưởng, lựa chọn và đánh giá, lên kế hoạch, đưa ra ý tưởng, và hành động. Các bước xây dựng dựa trên các bốn bước cơ bản  chúng tô đã mô tả trước đó, và những bước này tạo nên một vòng lặp của việc tìm kiếm và giải quyết vấn đề. Quy trình này sẽ liên tục hoàn thiện tổ chức của bạn.

Đánh Giá Tìm Hiểu có một cách tiếp cận rõ ràng và độc đáo, giúp bạn giải quyết vấn đề bằng cách kiểm tra những gì đang hoạt động tốt trong phạm vi quanh chúng.

Phương Pháp Mềm Hệ Thống (SSM) được thiết kế để giúp bạn hiểu được những vấn đề phức tạp, từ đó bạn có thể bắt đầu quá trình giải quyết chúng. Phương pháp này sử dụng bốn giai đoạn, giúp bạn khám phá thêm thông tin chi tiết về những gì gây ra các vấn đề, và sau đó xác định được hành động phù hợp để cải thiện tình hình.

Kết

Việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật đã được thiết lập sẽ giúp bạn cải thiện cách tiếp cận của bạn để giải quyết những vấn đề nhóm và tổ chức của bạn phải đối mặt. Bạn sẽ thành công hơn trong việc giải quyết vấn đề và thành công hơn trong những gì bạn làm. Hơn thế nữa, bạn sẽ có thể bắt đầu xây dựng một danh tiếng như một người có thể xử lý các tình huống khó khăn, theo một cách khôn ngoan và tích cực.

Chia sẻ suy nghĩ của bạn