Làm thế nào để gỡ điểm thắt cổ chai (Bottleneck) ?


Người viết lách tại eSmart.vn

03/08/2016

Hãy tưởng tượng bạn đang điều hành một doanh nghiệp vận tải đang gặp phải khó khăn với một trong số các khách hàng:

Quá trình lấy hàng hóa từ nhà máy không gặp phải bất cứ vấn đề gì, nhưng luôn có sự chậm trễ kéo dài vận chuyển hàng hóa đến các trung tâm phân phối. Mỗi phút xe tải đậu và chờ sẽ làm mất một phần lợi nhuận của doanh nghiệp.

Bạn sẽ làm gì?

Sau một số điều tra, bạn tìm ra nguyên nhân khiến các xe tải phải chờ đợi là bởi vì không ai thông báo cho nhà kho trước khi họ đến. Các xe nâng cần dùng cho việc dỡ hàng lại được sử dụng cho việc khác vào lúc đó và hàng hóa phải nằm chờ trên xe cho đến khi có xe nâng.

Vậy tại sao kho lại không được thông báo rằng sẽ có xe đến? Là vì người thường gọi đến nhà kho thông báo đã nghỉ việc ít tháng trước đó và công việc đã không được bàn giao hoàn toàn.

Giải pháp được đưa ra: Bàn giao số điện thoại của nhà kho cho một nhân viên khác và thuyết phục kho mua thêm xe nâng.

Điểm thắt cổ chai trong ví dụ này được giải quyết rất dễ dàng. Nhưng đã bao giờ bạn phát hiện ra một điểm thắt cổ chai trong quá trình kinh doanh của bạn chưa? Những điểm thắt cổ chai này có thể sẽ rất khó để giải quyết hơn, khó để nhận biết hơn.

Một điểm thắt cổ chai, tức một điểm tắc nghẽn trong hệ thống xảy ra khi một khối lượng công việc được đổ vào quá nhanh và vượt quá khả năng xử lý của bước tiếp theo để có thể cho ra kết quả như mong đợi. Hậu quả mang lại khiến hệ thống trì trệ và gây thêm tổn thất, thâm hụt. Thuật ngữ “thắt cổ chai” đề cập đến hình dạng của cổ chai, là nơi hẹp nhất, dùng làm chậm giảm lưu lượng nước được đổ ra.

23_08BottleneckEffecLA

Có 2 loại tắc nghẽn:

  • Tắc nghẽn ngắn hạn – Xuất hiện do các vấn đề tạm thời gây ra. Như khi một nhân viên trụ cột bị bệnh hoặc đi du lịch. Không ai khác có đủ điều kiện hoặc khả năng để tiếp nhận các dự án của nhân viên đó, gây ra sự tồn đọng trong công việc cho đến khi họ trở về.
  • Tắc nghẽn dài hạn – Xuất hiện liên tục. Một ví dụ là khi việc báo cáo vào cuối tháng bị chậm, do nhân lực chỉ có một người nhưng phải hoàn thành một loạt các công việc tốn thời gian hoặc trì hoãn cho đến khi nhận được những thông tin chính thức mới bắt đầu làm việc.

Xác định và sửa chữa những điểm thắt cổ chai này rất là quan trọng. Chúng có thể gây mất rất nhiều doanh thu, hoặc khách hàng không hài lòng về dịch vụ, gây lãng phí thời gian, những sản phẩm và dịch vụ kém chất lượng, áp lực lên đội ngũ nhân viên.

Làm thế nào để xác định điểm thắt cổ chai ?

Xác định các điểm tắc nghẽn trong quá trình sản xuất thường khá là dễ dàng. Như trên một dây chuyền sản xuất, bạn có thể nhìn thấy các sản phẩm bị dồn ứ lại tại một điểm nhất định. Tuy nhiên, trong quá trình kinh doanh, những điểm này lại khó có thể tìm thấy.

Hãy bắt đầu với chính bản thân mình. Có thói quen hay tình huống nào thường xuyên xảy ra và gây căng thẳng cho bạn không?

Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng bạn có trách nhiệm xem xét báo cáo của thành viên trong nhóm mỗi tuần. Một khi bạn đã hoàn tất, bạn cần tổng hợp và gửi cho cấp trên. Tuy nhiên, do khối lượng công việc của bạn, các bản báo cáo thường xuyên nằm trên bàn làm việc của bạn trong nhiều giờ – vì vậy bạn trở thành người phải ở lại muộn vào cuối ngày để gửi nó cho kịp thời gian. Điều này gây ra rất nhiều căng thẳng cho bạn cũng như đồng nghiệp của bạn. Trong ví dụ này, bạn là một điểm thắt cổ chai.

Dưới đây là một số dấu hiệu khác của một điểm thắt cổ chai:

  • Thời gian chờ đợi lâu – Ví dụ, công việc của bạn bị trì hoãn bởi vì bạn đang chờ đợi cho một sản phẩm, một bản báo cáo, hoặc để nhận thêm thông tin.
  • Phân bổ công việc không đúng cách – Có quá nhiều công việc chất đống ở một đầu, và không đủ ở đầu kia.
  • Stress – Mức độ căng thẳng cao.

Hai công cụ rất hữu ích trong việc giúp bạn xác định các điểm thắt cổ chai:

1. Lưu đồ

Sử dụng lưu đồ giúp bạn xác định được nơi tắc nghẽn đang xảy ra. Lưu đồ thể hiện chi tiết từng bước của một quá trình trong hệ thống để chúng ta có thể dễ dàng theo dõi.

Một khi bạn đã có một “bản đồ” chi tiết của hệ thống, sẽ dễ dàng hơn rất nhiều để xác định những điểm nào hoạt động tốt và những điểm nào xuất hiện trục trặc trong hệ thống của bạn.

bpm-flowchart-diagram

2. Kỹ thuật 5Whys

Kỹ thuật 5Whys có thể giúp bạn tìm được những biện pháp thể gỡ những điểm bị thắt cổ chai trong hệ thống.

Để bắt đầu, hãy xác định các vấn đề bạn muốn giải quyết. Sau đó, phân tích ngược lại vấn đề: tự hỏi mình tại sao vấn đề này xảy ra ở mỗi bước, cho đến khi bạn đạt đến các nguyên nhân gốc rễ.

Bằng cách phân tích ngược và xác định cụ thể nguyên nhân gốc, bạn có thể nhận thấy những điểm cần thay đổi để giải quyết được vấn đề.

5-Whys-600x220

Làm thế nào để gỡ điểm bị thắt cổ chai ?

Bạn có hai lựa chọn cơ bản: Nâng cao khả năng xử lý của các bước bị thắt cổ chai hoặc giảm đầu vào cho các bước đó.

Trong ví dụ vận tải, giải pháp rõ ràng để tăng hiệu quả là thông báo với nhà kho. Nhưng cách để tăng hiệu quả khi bạn gặp các tình huống khác, phụ thuộc rất nhiều vào bản chất của các quá trình có liên quan:

  • Đảm bảo rằng bất cứ điều gì đang được đưa vào các bước bị tắc nghẽn sẽ không bị thâm hụt. Bằng cách này, bạn sẽ không lãng phí các nguồn tài nguyên có giá trị bị tắc nghẽn chỉ vì sử dụng nó để xử lý các tài liệu mà sau này sẽ được loại bỏ.
  • Đảm bảo các hoạt động của bước bị nghẽn có thể được thực hiện bởi những người khác hoặc máy móc.
  • Phân công các thành viên trong nhóm và công nghệ có khả năng xử lý hiệu quả nhất vào bước bị thắt cổ chai.
  • Tăng tải, năng lực xử lý cho bước bị tắc nghẽn.

Các tùy chọn khác, như giảm đầu vào, có thể lúc đầu có vẻ ngớ ngẩn. Nhưng nếu một phần quá trình có khả năng sản xuất ra nhiều hơn bạn cần hoặc có thể quản lý, đó lại là một biện pháp thích hợp. Bạn có thể sẽ gặp một tình huống mà bạn liên tục bị tăng lượng công việc bị tồn đọng ngay sau khi một bước trong quá trình làm việc quá hiệu quả.

Những điểm chính

Bị tắc nghẽn có thể gây ra vấn đề lớn đối với bất kỳ công ty nào, và xác định nguyên nhân gốc rễ của nó rất quan trọng. Hãy tìm những dấu hiệu điển hình của tắc nghẽn – chẳng hạn như công việc phân bổ không đòng đều, bị trì hoãn (của người, vật liệu, hoặc giấy tờ), hoặc một nhiệm vụ hay quy trình bị tăng áp lực. Để chắc chắn rằng bạn có thể xác định được nguyên nhân gốc (không phải chỉ là một triệu chứng tạm thời), hãy sử dụng lưu đồ hoặc kỹ thuật 5Whys.

Chia sẻ suy nghĩ của bạn