Triết lý làm việc “dừng nói về những vấn đề đi, hãy bàn về những giải pháp” liệu có thật sự hiệu quả?


Người viết lách tại eSmart.vn

25/12/2017

Đã đến lúc để chúng ta nên bàn luận nhiều hơn về câu nói “Đừng mang cho tôi những vấn đề, hãy đem đến những giải pháp”. Mặc dù chủ trương của triết lý làm việc này thể hiện rằng nó sẽ làm giảm đi sự than vãn, trao quyền hành nhiều hơn cho nhân viên, giúp tổ chức quản lý nhân viên tốt hơn và gia tăng cơ hội nghề nghiệp. Nhưng thật sự câu nói này vẫn ẩn chứa nhiều sự thách thức bên trong.

Không phải mọi vấn đề đều có giải pháp dễ dàng. Đây là một điểm mọi người cần chú ý. Việc cùng nhau giải quyết sự rắc rối của những vấn đề kinh doanh có thể là chất xúc tác để hình thành nên một nhóm làm việc tài năng với nhiều quan điểm đa dạng. Hơn nữa, theo Giáo sư Adam Grant của trường Đại học Wharton, cách suy nghĩ này tạo nên “một nền văn hóa của sự ủng hộ tích cực thay vì mặc định là yêu cầu”. Nơi mà mọi người tiếp cận với những vấn đề khó khăn theo cách của họ, giải quyết chúng và đưa ra giải pháp cụ thể hơn thông qua nhiều góc nhìn khác nhau.

Cách tiếp cận “Hãy mang đến cho tôi những giải pháp” có thể là nguyên nhân khiến nhân viên của bạn cảm thấy sợ hãi, tạo ra văn hóa của sự đe dọa và gạt đi một số vấn đề bằng cách tạo dựng lớp phủ bảo vệ cho vấn đề đó cho đến khi chúng phát triển thành những cơn khủng hoảng lớn.

Hãy cùng xem xét trường hợp của một khách hàng của tôi James – chủ tịch một công ty thương mại dịch vụ . Anh ta thường xuyên có phản ứng khó chịu khi nhân viên của mình có xu hướng đề cập đến những vấn đề. Các thành viên trong nhóm anh ta nói với tôi rằng nếu họ đề cập về vấn đề hoặc rủi ro gì đó, James thường không lắng nghe và phản ứng lại bằng việc mất bình tĩnh và quát lớn giọng. Sự giận dữ của James làm tổn thương tinh thần và thường khiến các thành viên trong nhóm anh ta giảm đi sự nhiệt tình đối với các dự án và trở nên lưỡng lự trong việc đề cập vấn đề đối với James. Vì vậy, nhóm James chỉ cung cấp cho anh ta những tin tức tốt về các sáng kiến mà họ đang thực hiện và không trình bày với James bất cứ dự án tiềm năng nào. Họ cũng dành phần lớn thời gian của mình trên cơ quan để an ủi, chia sẻ những tổn thương của nhau sau những cơn thịnh nộ của James thay vì tập trung làm việc hiệu quả.

Nếu nói rằng “Đừng mang đến cho tôi những vấn đề” là rắc rối, phiền phức thì tại sao nhiều nhà quản lý vẫn tiếp tục đề cập về nó? Lý do mấu chốt là bởi vì họ muốn ngăn chặn văn hóa phàn nàn trong doanh nghiệp. Nhưng việc trình bày về những cạm bẫy tiềm năng và các rào cản hoàn toàn khác với sự phàn nàn và có thể mang đến nhiều thông tin hữu ích. Khi các vấn đề được truyền đạt một cách đúng đắn, nó sẽ tạo nên một môi trường khiến mọi người cảm thấy an tâm để cung cấp cho bạn những tin xấu kịp thời và về phía bạn thì có thời gian ngăn ngừa, đẩy lùi khủng hoảng.

Dưới đây là những cách bạn có thể khuyến khích nhóm làm việc tiếp cận các vấn đề một cách hiệu quả hơn:

1. Trở nên an toàn

Hãy thay đổi cách ứng xử của bản thân để khiến mọi người không cảm thấy sợ khi họ mang lại cho bạn những tin không tốt. Khi tôi làm việc tại Microsoft, những bài đánh giá của chúng tôi với Bill Gates thường bao gồm các cuộc thảo luận chi tiết về những vấn đề. Gates cũng đề cập đến trong cuốn sách Business at the Speed of Thought rằng: một trong những công việc quan trọng nhất của một Giám đốc điều hành là lắng nghe các tin tức từ cấp dưới của mình và định hình chiến lược để có thể ứng biến với nó dễ dàng hơn. Thảo luận về các vấn đề tiềm năng với anh ta và người khác trong công ty có thể giúp chúng ta hiểu rõ hơn và nhìn nhận vấn đề theo nhiều góc nhìn mới.

Mặt khác, ai đó đã đề xuất đến James một dự án mà nó thiếu đi quyền sở hữu. Sau khi thảo luận điều đó trong một buổi tập huấn, James đã bắt đầu hiểu được phần nào của vấn đề rằng anh ta đã vô tình tao nên một nền văn hóa mà mọi người chỉ mang đến cho anh ta những tin tốt hoặc nói tệ hơn là che đậy những tin xấu. Để khắc phục điều ấy, James đã bày tỏ mối quan tâm của mình và đặt câu hỏi về các vấn đề tiềm ẩn. Những gì đang làm đã giúp anh ta khám phá được nhiều điều còn lại mà nhân viên của anh ta đã biết trong suốt thời gian dài nhưng rất sợ hãi khi trao đổi về nó.

2. Mô tả thay vì than phiền

Mặc dù bạn muốn mọi người thông báo cho bạn về những vấn đề tiềm ẩn nhưng họ cần bạn hướng dẫn họ cách thức để phân biệt giữa việc đề xuất một mối quan tâm đúng đắn, hợp lý hay đơn giản chỉ than phiền, phản ứng thái quá đối với vấn đề hiện tại.

3. Báo cáo thường xuyên những vấn đề

Việc trình bày các vấn đề sẽ cung cấp các cơ sở lập luận khách quan, nêu ra được những nguyên nhân, nhân tố cơ bản và thể hiện được vai trò của con người trong việc xây dựng vấn đề ngay cả về người trình bày nó. Việc trình bày một vấn đề tương tự như thế này: “ Trong 6 tháng vừa qua, Tập đoàn Blue đã hủy kế hoạch 4 lần. Trong đó 2 nguyên nhân chính là do chúng tôi đã không chuẩn bị kỹ càng để hoàn thành kế hoạch đúng thời hạn. Tuy nhiên, ngoài 2 nguyên nhân này, tập đoàn đã hoàn thành được phần lớn kế hoạch đúng thời hạn quy định. Và chúng tôi đã làm việc vất vả vào cuối tuần để kết hợp cùng nhau xử lý những công việc trễ hạn của Blue vì thế mà điều đó không ảnh hưởng đến khách hàng”.

Khi một vấn đề được trình bày theo định dạng của một báo cáo, nó sẽ dễ dàng hơn rất nhiều để nhận ra mô hình nào đang lặp đi lặp lại. Bởi vì người trình bày đã đề cập phần nào đó trong vấn đề của họ, và họ không che giấu việc đưa ra giải pháp chứ không phải đổ lỗi cho người khác. Điều này cho phép mọi người có thể đào sâu hơn và xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là gì. Có lẽ Tập đoàn Blue cần thêm nhiều nguồn lực hoặc không nhận thêm thông tin để có thể hoàn thành công việc được giao đúng thời hạn. Hoặc có thể kế hoạch của những dự án không tính đến các khả năng có thể xảy ra vượt ngoài sự mong đợi.

4. Tìm đúng người hoặc ai đó để giải quyết vấn đề

Khi nhân viên mang đến cho bạn thông tin của một vấn đề nào đó, hãy xem xét phạm vi của nó và xác định người xử lý tiềm năng. Nếu họ có thể tự mình giải quyết khó khăn, có thể họ chỉ cần sự chấp thuận từ bạn trước khi tiến hành. Hoặc họ có thể cần bạn huấn luyện họ về cách suy nghĩ tình huống và mở rộng phạm vi của những giải pháp tiềm năng.

Nếu tầm quan trọng của vấn đề vượt quá quyền kiểm soát của họ, hãy xác định những người tiềm năng và có khả năng giải quyết hoặc huy động mọi người ở những phòng ban khác hỗ trợ. Trong một số trường hợp, vấn đề có thể rất quan trọng hoặc trong tầm mắt mà bạn phải xử lý. Bạn có thể hướng dẫn mỗi cá nhân nâng cao khả năng của mình và phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề. Hãy cảm ơn họ đã đưa ra các vấn đề và phân công cho người thích hợp để giải quyết; hoặc tập hợp nhiều nhóm cùng xử lý.

Nhân viên của bạn luôn luôn phải đối mặt với nhiều vấn đề khác nhau trong công việc. Bằng cách kêu gọi mọi người giải quyết vấn đề nhanh chóng, thường xuyên, và mang tính xây dựng, bạn sẽ giảm được sự lo lắng, gia tăng việc trao quyền hành và tốc độ giải quyết vấn đề. Như Frances Frei giáo sư trường Kinh doanh Harvard nói rằng: “Nhận diện các vấn đề giống như việc chơi thể thao một mình, nhưng khi tìm kiếm những giải pháp, bạn sẽ không còn một mình nữa”.

Sabina Nawaz

Người dịch – Cao Trâm

Chia sẻ suy nghĩ của bạn