23 cách để cải thiện năng suất làm việc


Người viết lách tại eSmart.vn

03/11/2016

Đã từ lâu tôi luôn để ý thấy rằng những người có thành tựu hiếm khi ngồi chờ mọi việc xảy đến. Họ đứng lên và thực hiện mọi việc.

Leonardo Da Vinci

Nếu bạn muốn biến một công việc dễ dàng trở nên cực kì khó khăn, chỉ cần tiếp tục trì hoãn việc đó.

Olin Miller

Cách đây 10 năm, tôi là một kẻ vô cùng lười biếng. Tôi trì hoãn phần lớn thời gian và có rất ít thói quen hữu ích khi tôi thực sự làm một số công việc.

Mọi thứ ngày nay đã khác. Tôi thường hoàn thành công việc trong một ngày hơn là trong một tuần trở lại sau đó.

Vì thế ngày hôm nay, tôi muốn chia sẻ 23 thói quen mà đã và đang giúp tôi tạo nên một sự thay đổi lớn trong cuộc đời chính mình trong những năm qua.

Tôi hy vọng bạn sẽ tìm thấy một điều gì đó hữu ích trong bài viết này.

1. Làm việc quan trọng đầu tiên của ngày vào buổi sáng.

Xác định công việc quan trọng nhất của ngày – Đây thường là một trong những việc khó khăn nhất – hoàn thành sớm trong ngày sẽ giảm sức nặng cho đôi vai của bạn. Bạn sẽ cảm thấy hài lòng về chính mình và sự kháng cự bên trong giảm xuống hướng đến việc hành động và hoàn thành được nhiều hơn cho phần việc còn lại của ngày.

cải thiện năng suất làm việc

2. Đặt giới hạn cho danh sách những việc cần làm.

Nếu bạn có danh sách với 10 công việc cần làm, khi đó bạn có thể rất dễ dàng cảm thấy bị choáng ngợp. Bạn trở nên mất tập trung hoặc bối rối về việc nên làm gì. Hoặc bạn trì hoãn một số ít công việc thật sự quan trọng khi thực hiện phần còn lại của danh sách. Vì vậy, thay vào đó, danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn chỉ nên giới hạn từ 2-3 công việc quan trọng nhất.

Thỉnh thoảng tôi chỉ có một công việc trong danh sách của mình. Nhưng tôi nhận thấy rằng hoàn thành một công việc đôi khi thường mang nhiều ý nghĩa hơn việc hoàn thành 10 công việc kém quan trọng.

3. Dung hòa giữa công việc và thư giãn.

Đôi khi bạn cảm thấy mình đang làm việc một cách nhanh nhẹn. Nhưng thỉnh thoảng sẽ làm năng lượng trong ta suy giảm nhanh chóng, trong một vài điều kiện không tốt thì họ phải hoàn thành một cách nhanh nhất.

Vì vậy thay vào đó, chỉ nên làm một việc tại một thời điểm. Không có vấn đề gì cả khi bạn làm công việc đó cả ngày, nếu công việc đó khiến bạn thấy thư giãn và tràn đầy năng lượng.

Điều đó sẽ giảm căng thẳng không bằng cách này hoặc cách khác.

4. Giữ một không gian làm việc tối giản.

Tôi nhận thấy nó thì dễ dàng hơn để tôi chú trọng vào những điều quan trọng, đẩy lùi tâm trạng căng thẳng thì điều đầu tiên là hãy để môi trường làm việc của tôi được đơn giản và gọn gàng.

Tôi giữ một không gian làm việc đơn giản chỉ với một chiếc máy tính xách tay và một cốc nước đặt trên bàn làm việc nhỏ màu đen của mình.

5. Thực hiện từng bước nhỏ.

Bằng cách chú trọng bước từng bước nhỏ tại một thời điểm, bạn có thể giảm bớt đi cảm giác choáng ngợp và thúc đẩy để tránh xa việc trì hoãn. Do đó, việc chia nhỏ những dự án  hay những công việc hàng ngày hàng tuần thành những công việc nhỏ, từng hành động nhỏ.

Sau đó, thực hiện chúng tại một thời điểm.

6. Hãy bước chậm và chậm hơn khi cần.

Nếu bạn tiến hành một bước nhỏ và bạn muốn thực hiện nó nhưng bạn thấy rằng bạn vừa rơi vào sự trì hoãn, khi đó bạn nên làm một bước nhỏ hơn khi cần.

Tìm ra một bước nhỏ hơn mà sẽ giúp bạn di chuyển về phía trước. Có lẽ chỉ bắt đầu với sự cố gắng của bạn trong hai phút hay thậm chí là trong một phút. Thay vào đó mất mười hay ba mươi phút cho kế hoạch ban đầu.

7. Tiến hành chậm.

Một cách tốt nhất để tập trung vào công việc hơn, đơn giản là tiến hành chậm. Đi từng bước về phía trước một cách thật chậm. Tôi đã nhận thấy rằng khi làm việc với một tốc độ chậm bạn sẽ không cảm thấy nó là một gánh nặng và vì thế bạn sẽ ít có khả năng trì hoãn công việc đó.

8. Loại bỏ.

Thường xuyên hỏi chính mình: Công việc đơn giản có thể loại bỏ và không làm hoặc làm ít đi hay không có kết quả là gì? Điều đó thì dễ dàng để tiếp tục công việc vì “bạn nên” hoặc bởi vì nó là những việc bạn phải làm.

Vì vậy, hãy đặt câu hỏi làm thế nào để bạn giải phóng thời gian, năng lượng, và sự chú ý của mình.

Trong công việc và cuộc sống đôi khi nên đơn giản hóa vấn đề bằng cách loại bỏ.

9. Tránh lãng phí thời gian với những trang mạng xã hội.

Khi tôi viết lúc đó tôi thường ngắt kết nối mạng. Điều đó làm giảm đáng kể sự phân tâm.

Nếu bạn phải online trong khi làm việc thì bạn hãy thử dùng một phần mềm mở rộng cho trình duyệt của bạn như Stayfocusd hoặc một số chương trình tương tự để tránh việc truy cập đến các trang mạng,  nơi mà bạn biết bạn có khả năng lãng phí thời gian và trì hoãn công việc.

10. Làm việc trong sự yên tĩnh.

Đừng dừng lại với việc ngắt kết nối internet hoặc lãng phí thời gian online. Hãy đóng cửa văn phòng của bạn nếu có thể. Tắt các chương trình tin nhắn và thông báo cho email. Đặt điện thoại vào chế độ im lặng và cất nó vào ngăn kéo nơi mà bạn không nhìn thấy trong một thời gian.

Sau đó, hãy tận hưởng sự yên tĩnh và nguy cơ mất tập trung được giảm đáng kể.

11. Chú trọng việc cân bằng giữa công việc và thư giãn.

Bằng cách đó bạn có thể giữ tinh thần và năng lượng cho cả ngày và cả tuần. Tôi làm điều đó bằng cách cài đặt máy hẹn giờ 45 phút. Trong suốt thời gian đó, bạn chỉ nên tập trung hoàn thành công việc sắp tới và nó trở nên dễ dàng hơn khi làm bởi vì tôi biết rằng tôi phải làm việc này trong một thời gian nhất định.

Khi đồng hồ hẹn giờ rung lên, tôi cài đặt khoảng 15 phút. Trong thời gian này, tôi tập trung vào việc thư giãn bằng một buổi ăn nhẹ, đi bộ hay thư giãn bằng cách nhắm mắt trên chiếc ghế của mình.

12. Tán dương cho cả thành công nhỏ và lớn.

Nếu bạn đạt được điều gì đó lớn lao thì hãy tán dương nó bằng cách tự thưởng cho bản thân một thứ gì đó chẳng hạn.

Và nếu bạn chỉ đạt được một thành công nhỏ trong ngày thì hãy dành ra 2 phút cuối ngày để đánh giá và tán dương những gì bạn đã hoàn thành. Điều đó, sẽ trở thành động lực cho ngày mai. Và nó sẽ tạo cho bạn cảm giác tốt hơn về chính mình và cảm giác đó sẽ lan tỏa đến mọi người trong cuộc sống của bạn như vậy.

13. Đừng đánh bại bản thân khi mọi thứ không theo như kế hoạch.

Hãy đối xử tốt với chính mình và tự hỏi:  tôi có thể học từ đó điều gì?

Vận dụng những gì bạn có thể học hỏi để làm mọi thứ tốt hơn và tránh những sai lầm tương tự  trong tương lai. Thay vì, dành nhiều thời gian và năng lượng cho những hối hận trong quá khứ mà bạn không thể thay đổi được.

14. Hãy làm những gì bạn thực sự, thực sự, thực sự muốn làm.

Khi bạn đang làm điều gì mà trong thâm tâm của bạn tìm thấy niềm vui, sự thú vị, hấp dẫn hay mãn nguyện khi đó động lực có khuynh hướng trở nên tự nhiên và làm những điều lớn hơn. Vì thế, cố gắng tìm cách dành thời gian của bạn nhiều hơn để thực hiện những điều bạn thực sự muốn.

15. Truyền cảm hứng của bạn thường xuyên.

Vào một số ngày, sự nhiệt tình có thể mất đi. Vì thế, cố gắng nạp đầy nó. Lấy lại sự nhiệt huyết bằng cách nghe một bài podcast, sách nói hay đọc một cuốn sách, blog chỉ trong 10 phút được tạo bởi một người nhiệt tình.

Hoặc nói chuyện với một người nhiệt tình nào đó trong cuộc sống của bạn và để cho cô ấy hoặc anh ấy cảm thấy sự nhiệt huyết trong bạn.

16. Viết ra 4 điều ưu tiên nhất trong cuộc sống của bạn.

Đặt chú ý nơi mà bạn có thể thấy nó mỗi ngày để theo dõi những việc quan trọng nhất với bạn. Và để không bị bỏ sót trong sự bận rộn của công việc hoặc những vấn đề cần sự trung thực cho người khác hơn là cho bạn.

17. Kiểm tra email và những thứ khác khi kết thúc một ngày.

Đừng bắt đầu ngày mới của bạn với việc xử lý hộp thư điện tử-nếu có thể-bởi vì nó có thể tăng thêm căng thẳng và hút hết năng lượng đầu ngày của bạn.

Nó cũng có thể gây khó khăn để thực sự tập trung sau đó khi bạn cố gắng làm công việc quan trọng nhất ngày của mình. Hoặc thậm chí phải tìm đủ thời gian cho chúng nếu bạn bị phân tâm bởi hộp thư đến của mình.

18. Hạn chế đầu vào thông tin hàng ngày của bạn.

Thường xuyên bỏ đăng ký ở các trang blog, podcasts, diễn đàn và bản tin điện tử mà bạn hiếm khi sử dụng vào bất kì thời gian nào hoặc không mang thêm nhiều giá trị cho cuộc sống của bạn nữa.

Chỉ giữ những gì hữu ích, truyền cảm hứng và tốt nhất. Điều rất đơn giản này có thể giải phóng khá nhiều cả về thời gian và sự chú ý trong tháng.

19. Hãy tắt kết nối một ngày hoặc cuối tuần.

Tôi thường trích ra ít nhất một ngày không bị ràng buộc bởi Internet mỗi tuần. Tôi hiếm khi kiểm tra hộp thư điện tử của mình vào thứ Bảy và Chủ nhật. Thay vào đó, tôi dành thời gian cho những người trong cuộc đời của tôi, một cuốn sách hay bộ phim, ở ngoài trời hoặc tôi tham gia một số hoạt động thú vị khác.

Điều đó nạp năng lượng cho tôi và bởi có ranh giới rõ ràng giữa công việc và nghỉ ngơi, tội không mắc kẹt trong những lo lắng, căng thẳng khi cố gắng nghỉ ngơi hoặc bị điên cuồng bởi công việc trong tâm trí mình. Thay vào đó, cố gắng để dành thời gian nhiều hơn với những người thân thuộc trong cuộc sống của tôi càng nhiều càng tốt như tôi đã từng.

20. Tập trung nhiều hơn vào việc làm thế nào để không có nhiều câu hỏi “Nếu như”.

Đừng mắc kẹt trọng sự tê liệt phân tích, suy nghĩ nhiều, lo lắng và thiếu tự tin về bản thân sẽ xuất phát từ đó. Thay vào đó, tập trung vào những gì bạn có thể làm, có thể hành động để tiến về phía trước.

Hãy tự hỏi bản thân: Mỗi bước nhỏ tôi có thể làm hôm nay để tiến đến mục tiêu của mình hoặc thoát khỏi tình trạng này là gì?

21. Mỗi ngày hãy đặt câu hỏi cho chính mình, điều đó giúp bạn tập trung hoặc tái tập trung.

Thật dễ dàng để tắt theo dõi trong suốt một ngày làm việc bình thường. Ở lại theo dõi hoặc nếu bạn mất quyền truy cập hãy quay lại đó lấy lại câu hỏi như:

– Điều gì quan trọng nhất mà bạn có thể làm ngay bây giờ là gì?

– Bạn sẽ làm gì nếu chỉ có 2 giờ làm việc mỗi ngày?

Nếu bạn thích, hãy viết những câu hỏi trên giấy ghi chú và dán chúng nơi bạn không thể tránh quan sát nó trong suốt một ngày của bạn.

22. Khi bị choáng ngợp, hãy thở sâu và sau đó nói với chính mình: chỉ cần quan tâm ngày hôm nay.

Chỉ tập trung vào đó. Quên đi tất cả ngày mai và ngày hôm qua của bạn cái mà có thể đã quanh quẩn trong đầu bạn. Bước nhẹ, tỉ mỉ đúng trọng tâm và chỉ quan tâm về ngày hôm nay.

Và sau đó quan tâm đến ngày mai khi nó đến.

23. Đừng quên về 3 nguyên tắc cơ bản của năng lượng.

Bằng cách tôi ngủ đủ giấc, tập thể dục một vài lần mỗi tuần và chế độ ăn uống lành mạnh. Điều này có vẻ rất rõ ràng trong lý thuyết. Nhưng trong thực tiễn và kinh nghiệm của tôi, nó tạo một thế giới của sự khác biệt về sự lạc quan, mức năng lượng, khả năng xử lý căng thẳng và suy nghĩ thông suốt của bạn.

Henrik Edberg

Người dịch – Cao Trâm

Chia sẻ suy nghĩ của bạn