4 cách sau đây sẽ giúp bạn hoàn tất công việc nhanh đến bất ngờ


Người viết lách tại eSmart.vn

10/06/2016

Hầu hết chúng ta đều đồng tình rằng việc hoàn thành công việc là điều cần thiết và phải cố gắng hết mình để thể hiện tốt điều này, nhưng có thể mọi người  đã không nhận ra 2 điều:

a) chúng ta vẫn đang đánh giá thấp tầm quan trọng của kĩ năng này trong việc thăng tiến sự nghiệp của mình.

b) hoặc không nhận ra rằng có thể cải thiện việc hoàn tất công việc mà không phải làm việc trong nhiều giờ liền.

Ở điểm đầu tiên, các nhà lãnh đạo thường treo thưởng cho việc hoàn tất tốt công việc – điều chúng ta thường lấy làm mục tiêu để cố gắng hoàn thành công việc. Thực tế, khi chúng tôi hỏi các lãnh đạo cấp cao để chỉ rõ tầm quan trọng của kĩ năng này, họ xếp nó ở đầu danh sách 16 kĩ năng. Những người khác xếp nó đứng thứ 4, sau truyền tải và động viên, tính kỉ luật, trung thực, và khả năng xử lý vấn đề. Chúng ta nhận ra rằng có rất nhiều phần công việc quan trọng nhưng nếu bạn muốn thăng tiến sự nghiệp, bạn cần phải làm thêm nhiều thứ khác – Đó là việc mà sếp bạn muốn thấy.

Điều đó đưa chúng ta đến điểm thứ hai. Nhiều nhà quản lý phản ứng với thái độ bảo thủ hoặc thất vọng khi nghe đến điểm này. Vì hầu hết các nhà quản lý đều cảm thấy chúng ta có quá nhiều việc phải làm. Những người thụ động, chậm chạp, hoặc thiếu tập trung ít khi được thăng tiến lên các vị trí cao hơn. Những nhà lãnh đạo đều làm việc cật lực – việc không phải là một lựa chọn khả thi. Trong thời gian ngắn các hiệu suất có được từ cách làm việc này sẽ cải thiện kết quả, nhưng trong thời gian dài các nhà lãnh đạo sẽ bị quá tải. Và nếu họ vẫn thúc đẩy nhân viên làm việc giống như thế, các nhân viên sẽ dần bỏ việc.

Theo dữ liệu từ 10 trong hàng ngàn nhận xét hiệu quả tổng thể mà chúng tôi thu được nói lên rằng có nhiều phương pháp bền vững để cải thiện khả năng hoàn tất công việc hiệu quả hơn. Chúng tôi đã xem xét hàng ngàn người lãnh đạo từng đánh giá cao hiệu quả mà khả năng mang lại và đã tìm kiếm các hành vi tự nhiên có khả năng cải thiện hiệu quả của việc hoàn tất công việc.

Bốn hành vi mà chúng tôi đã tìm thấy cụ thể là:

1. Rõ ràng và có trình tự.

Nhiều người cảm thấy tràn đầy năng lượng khi cố hoàn tất công việc, luôn sẵn sàng hành động trước khi họ có thể tổng hợp, lên kế hoạch hoặc kết nối việc họ làm với chiến lược của công ty. Việc đưa ra quy định để tổ chức nhân lực, thu thập các nguồn và sau đó khởi động một kế hoạch mà mọi người đều cùng nhau thực hiện sẽ cải thiện kỹ năng này theo mức tập thể. Vì thế hãy làm rõ ai là người sẽ làm công việc đó vì chúng tôi biết rằng khi tất cả đều cùng chịu trách nhiệm một công việc, sẽ không ai nhận phần trách nhiệm đó về riêng mình. Hãy cung cấp cho họ những hướng dẫn rõ ràng và kết nối hợp lý với chiến lược của công ty để giúp mọi người hiểu được công việc của họ gắn kết thế nào với sứ mệnh của toàn công ty.

Nếu bạn có thể thực hiện nhanh chóng và hướng tới việc bắt đầu một dự án mà không cần lên kế hoạch làm việc kĩ lưỡng, nếu bạn nhận được phản hồi dựa trên sự thiếu kế hoạch và tổ chức, đây có thể là gợi ý cần tập trung vào. Một người làm việc riêng biệt có thể thoải mái với việc thiếu tổ chức nhưng ít thành công khi đã ở vị trí lãnh đạo cấp cao.

2. Lập mục tiêu lâu dài và các deadline.

Việc lập các mục tiêu lâu dài giúp nhóm đạt được thành quả và có sự hứa hẹn, hài lòng hơn ở các thành viên nhóm. Để thúc đẩy nhóm đạt được những mục tiêu đó, hãy đưa ra thời hạn cho công việc của họ. Chúng ta có thể không thích khi ai đó đưa ra thời hạn. Việc đặt ra các mốc thời gian cho các mục tiêu và thành quả như đi một chặng đường dài trước việc đạt được các mục tiêu và thành quả đó! Nếu bạn không tán thành với việc lập mục tiêu lâu dài cho nhóm, hãy bắt đầu bằng việc hỏi nhóm các câu hỏi: “Cần có điều gì để hoàn thành mục tiêu này sớm hơn hai tuần?” Chúng ta hiểu rằng bằng cách thử thách nhóm và hỗ trợ họ hoàn thành mục tiêu khó khăn, các thành viên nhóm sẽ thực sự cảm thấy hứa hẹn và hài lòng trong công việc của họ.

Nhưng đừng làm quá, chúng ta cũng biết rằng thúc đẩy quá nhiều có thể làm mòn đi sự tin tưởng, gây tổn hại đến khả năng hoàn tất công việc trong lâu dài. Khi nhà lãnh đạo không tin tưởng và yêu cầu thêm sự nỗ lực, mọi người sẽ hoài nghi về những lời động viên và không tán thành với những yêu cầu của lãnh đạo. Hơn nữa, việc tham gia vào các nhóm có thời hạn cho các mục tiêu sẽ tăng sự tận tụy và tính tự giác.

3. Đưa ra phản hồi, đặt biệt là các phản hồi tích cực.

Việc đưa các phản hồi tích cực tạo động lực tự nhiên giúp cải thiện kĩ năng. Những nhà lãnh đạo rất có kĩ năng trong việc đưa ra phản hồi, đặc biệt những nhà lãnh đạo được đánh giá rất cao là những người đưa ra phản hồi phê bình bằng cách bỏ thời gian ra để lắng nghe và hiểu mọi quan điểm của nhân viên họ hơn là việc chỉ đơn giản đưa ra một tin nhắn khô khan cho một người nào đó và kết thúc cuộc nói chuyện một cách chóng vánh.

Nhưng điểm mà chúng ta thấy sự khác biệt chính là việc phản hồi tích cực. Đặc biệt là những người lãnh đạo hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình thường đưa ra rất nhiều nhìn nhận tích cực. Nghiên cứu của chúng tôi chỉ rõ rằng, trong khi việc chỉ đưa ra một số ít nhìn nhận đã không có tác động gì đến khả năng hoàn tất công việc thì trên 65% người được thực hiện điều trên đều có tác động lớn cho khả năng hoàn tất công việc của họ.

4. Xử trí bất đồng và xây dựng sự gắn kết trong nhóm.

Bạn đã từng tham gia một nhóm mà bạn cảm thấy rất thích khi đến làm việc cùng? Những nhóm như thế chắc chắn đều thực hiện hết hoặc hầu hết những điều đã được nêu trên – công việc được phân công rõ ràng và các quy trình, thời hạn đầy thử thách nhưng hợp lý và phản hồi phong phú,… Ở những nhóm này, không chỉ có sếp là người động viên các thành viên trong nhóm mà các thành viên ngang hàng trong nhóm cũng là những nguồn động lực mạnh mẽ. Việc tạo ra văn hóa nhóm theo kiểu này là một yếu tố quan trọng cho việc hoàn thành tốt công việc. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, điều quan trọng nhất mà một người lãnh đạo cần phải tập trung là việc xử trí bất đồng, trong khi lại có rất nhiều người chỉ tập trung xây dựng những nhóm hiệu quả. Bởi vì nhiều vấn đề ở trong nhóm đến từ những khác biệt và bất đồng giữa các thành viên với nhau. Trong các nhóm hiệu quả cao, các thành viên tin tưởng lẫn nhau và bất đồng mang tính xây dựng, không mang tính phá hoại hay cá nhân.

Khi bạn suy nghĩ về khả năng để hoàn tất công việc, chúng tôi thấy tất cả 4 khía cạnh trên đều rất quan trọng. Bạn có thể tập trung vào một hay hai điều trên và tìm hiểu điều mình đang thiếu. Nhưng nghiên cứu của chúng tôi chỉ ra rằng việc cân bằng cả 4 yếu tố trên là chiến lược cải thiện khả năng hoàn tất công việc tốt nhất.

Cuối cùng, nếu bạn cảm thấy mình đã làm tất cả các điều trên nhưng bạn vẫn nhận thấy có vấn đề về việc hoàn tất công việc của mình, hãy cân nhắc điều này: trong nghiên cứu, chúng tôi cũng nhận thấy rằng gần như có một mối quan hệ một-một giữa những người lãnh đạo với nhau, những người hoàn tất công việc nhanh và tốt nhất. Những điều trước đó chúng tôi đã nêu: đặt mục tiêu dài hạn, những quy trình rõ ràng và xây dựng lòng tin,… sẽ giúp bạn làm việc tốt hơn. Nhưng bạn cũng cần cho các lãnh đạo và các thành viên khác biết thêm về tiến độ của bạn, ví dụ như, chỉ rõ bao nhiêu dự án bạn đang tiến hành và họ ở đâu trên con đường thăng tiến của bạn.

Jack Zenger và Joseph Folkman

Chia sẻ suy nghĩ của bạn