7 thói quen để luôn chủ động trong công việc


Người viết lách tại eSmart.vn

28/03/2017

Khi tất cả những kế hoạch trong dự án của bạn đã quá hạn, nhưng bạn vẫn không thể hoàn thành được vì không nhận được sự chấp thuận từ các thành viên khác trong cuộc họp. Và bạn phải vừa trả lời hàng trăm cuộc gọi và phản hồi hàng trăm email chỉ trong ngày hôm nay. Sau đó, bạn chỉ vội đọc lướt tin tức để biết những gì xảy ra trên thế giới, những status từ Twitter đến Facebook liên tục chen vào bữa ăn trưa, rồi bạn phải tiếp tục phản hồi những email hoặc những tin nhắn từ các ứng dụng LinkedIn.

Cứ làm việc như thế nếu bạn có thể. Nhưng có bao giờ bạn tự hỏi rằng, có cách nào để ưu tiên và hoàn thành được công việc trong ngày hay không?

Chúng ta thường có xu hướng gây khó dễ cho bản thân (hoặc người khác) khi chúng ta bị tụt lại xa phía sau những điều quan trọng cần phải làm. Đó là lý do vì sao luyện tập thói quen “chủ động với công việc” (proactive working) lại rất quan trọng, khi hàng ngày chúng ta đều đang “phản ứng với công việc” (reactice working). Bằng cách chủ động sắp xếp ưu tiên và lên kế hoạch cho thời gian làm việc khi công việc đang bắt đầu chồng chất, chúng ta sẽ không phải “chịu đựng” núi công việc hàng ngày, có thể trở nên thoái mái với đồng nghiệp, và giữ được sự tỉnh táo và sáng tạo khi làm việc.

1. Hãy viết ra những công việc mà bạn phải hoàn thành trong tuần.

Điều này yêu cầu bạn phải thật tập trung, hãy là “CEO của chính bản thân”, vạch ra tất cả những công việc mà bạn cần làm và sắp xếp lịch làm việc cho phù hợp. Như vậy, trong vòng 2 phút, bạn đã loại bỏ ra được thời gian lãng phí vô ích, làm những việc không cần thiết, đồng thời nhanh chóng hoàn thiện công việc, thúc đẩy những công việc cho tuần kế tiếp.

2. Chỉ tập trung làm những công việc ưu tiên trong danh sách.

Các tin nhắn trong email trên điện thoại hay màn hình máy tính của bạn giống như một cục nam châm vậy. Một khi bạn kiểm tra, là bạn không thể dừng, … hoặc cố gắng muốn thoát nó ra. Việc này sẽ chiếm phần lớn thời gian của bạn từ sáng sớm thức dậy cho đến khi bạn đã lên giường ngủ. Vì vậy, hãy cố gắng giảm thiểu sự xao nhãng để tập trung giải quyết những công việc quan trọng hơn.

3. Đưa ra khung giờ quy định cho việc phản hồi.

Bạn cho rằng, không thể quy định giờ giấc cho việc phản hổi email, tin nhắn? Việc chúng ta thường xuyên kiểm tra các tin nhắn trong email, đồng nghĩa với việc chúng ta đang phải “phản ứng” với những công việc ít quan trọng và tiêu tốn thời gian có thể thực hiện những công việc quan trọng hơn. Bạn đưa việc trả lời email vào những khung giờ nhất định như: Bạn chỉ trả lời nó vào buổi sáng, buổi trưa hay chiều muộn, để dành thời gian cho những công việc ưu tiên khác. Sự linh hoạt luôn là một điều then chốt.

4. Lập thời khóa biểu cho công việc.

Như việc mà chúng ta đã từng lập một thời khóa biểu cho việc học của mình ở thời ngồi ghế nhà trường. Chúng ta lập ra một quỹ thời gian theo quy định, sắp xếp nó theo thứ tự công việc ưu tiên, như là lập qũy thời gian cho cuộc họp, cho việc gọi điện thoại, hay cho các việc đọc và soạn thảo văn bản,… Chẳng hạn, một số ngày đã được lập kê hoạch như: ngày Thứ ba là ngày cho “Thảo Luận”, chúng ta sẽ dành thời gian để cùng bàn bạc, thảo luận những dự án quan trọng và cùng nhau chia sẻ, góp những kiến thức chuyên môn mà đồng nghiệp cần để họ hoàn thành công việc,… ) Với cách này, chúng ta sẽ không phải làm việc riêng nằm ngoài quỹ thời gian đã được sắp xếp. Chẳng hạn như, có một cuộc gọi kéo dài 15 phút trong quỹ thời gian 1 tiếng đồng hồ cho việc soạn thảo văn bản, sẽ gây ảnh hưởng đến công việc đã được sắp xếp trong quỹ thời gian và làm lệch hướng cả ngày làm việc của bạn.

5. Chia nhỏ công việc.

Chúng ta thường chần chừ và cảm thấy chán nản khi gặp những công việc khó khăn, phức tạp. Vậy nên, hãy chia nhỏ công việc thành những việc nhỏ và bạn giải quyết nó từng chút một, cho đến khi bạn nhanh chóng hoàn thành và đạt kết quả hơn mong đợi. Hãy thử xem nhé!

6. Ngừng suy nghĩ vẩn vơ.

Nếu bạn là người hay suy nghĩ lung tung, thì một email chỉ cần mất 5 phút mà sẽ khiến bạn lại tiêu tốn đến 30 phút. Chỉ một vài bổ sung vào slide Powerpoint lại mất hết nửa ngày. Chúng ta thường nghĩ quá nhiều khi chúng ta cảm thấy bất an. Hãy gạt bỏ những suy nghĩ vớ vẩn trong đâu để nhường chỗ việc phát huy năng lực và tập trung sáng tạo để hoàn thành tốt công việc. Như tục ngữ có câu: “Hoàn Thành tốt hơn là Hoàn hảo”.

“Done is better than perfect”

7. Tự thưởng cho bản thân.

Sau kết thúc mỗi ngày hoặc trước khi đi ngủ, bạn hãy ngẫm nhìn lại hoặc viết lại những thành quả mà bạn đã làm và hãy tự chúc mừng bản thân cho một ngày trải qua thật tuyệt vời. Và từ cảm xúc tuyệt vời này sẽ tạo thêm động lực và mục tiêu phấn đấu cho bản thân bạn trong những công việc tiếp theo.

Claudia Chan

Người dịch – Thùy Tiên

Chia sẻ suy nghĩ của bạn