Cách viết và lưu trữ hóa đơn

Cách viết đúng trên Hóa đơn bán hàng năm 2017

Tại Điểm k, Khoản 1, Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 1, Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015, quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Cụ thể, Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán; chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng chữ viết là chữ tiếng Việt không dấu và dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi trên hóa đơn như trên.

Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

Trước khi sử dụng chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu và chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên hóa đơn, các doanh nghiệp phải có văn bản đăng ký với cơ quan thuế và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữ viết, chữ số đã đăng ký.

Mỗi mẫu hóa đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hóa đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cùng kích thước).

Thông thường, việc ghi số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hay “chẵn” là không cần thiết nhưng cũng không gây hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn nên hóa đơn này vẫn được xem là hóa đơn hợp lệ nếu bảo đảm các quy định tại Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính.

Thông tư cũng hướng dẫn một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc, cụ thể:

Trường hợp, tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Các trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung, được Thông tư nêu rõ như sau:

Một là, Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

Hai làđối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

Ba là, đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

Ngoài ra, các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.


Cách viết hóa đơn biếu tặng, chiết khấu thương mại

eSmart xin gửi đến Quý Khách Hàng bài hướng dẫn Cách viết hóa đơn biếu tặng, chiết khấu thương mại.

Khái niệm: Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với số lượng lớn => Vì vậy, trên hoá đơn GTGT sẽ ghi giá đã chiết khấu thương mại dành cho khách hàng_ (Theo thông tin 39/2014/TT-BTC).

Ví dụ: Công ty Takayori thực hiện chương trình bán hàng từ 01/03/2017 đến hết ngày 31/03/2017 cho những khách hàng mua bình nước nóng lạnh số lượng từ 10 bình trở lên sẽ được hưởng CKTM 5% trên tổng giá trị hàng mua, Giá bán: 10.000.000 đồng/bình.

  • Trường hợp 1:

Ngày 05.03.2017, Công ty TNHH Fashy (Viễn Đông) mua 10 bình nước, đủ điêu kiện chiết khấu thương mại => Đơn giá ghi trên hoá đơn là giá đã chiết khấu thương mại 5%.

Mẫu:

hóa đơn mẫu 1

  • Trường hợp 2:

Ngày 05/03/2017, Công ty Fashy mua 03 bình nước => Đơn giá ghi trên HĐ là 10.000.000 (vì chưa đủ điều kiện chiết khấu) => Đã xuất hoá đơn ngày 05/03/2016;

Ngày 08/03/2017, mua thêm 04 bình nước => Đơn giá ghi trên HĐ là 10.000.000 (vì chưa đủ điều kiện chiết khấu)=> Đã xuất hoá đơn ngày 08/03/2017

Ngày 15/03/2017, mua thêm 03 bình nước => đủ điều kiện chiết khấu thương mại và thực hiện chiết khấu cho lần mua cuối cùng (hoá đơn ngày 15/03/2016):

Mẫu:

hóa đơn mẫu 2


Cách viết hoá đơn bán ra số 004

Hướng dẫn cách xử lý khi lập sai hoá đơn bán ra đã giao khách hàng nhưng chưa kê khai:

  • Lập Biên bản thu hồi hoá đơn  đã xuất sai, không phải lập Biên bản huỷ hoá đơn (file đính kèm);
  • Gạch chéo 3 liên đã viết sai và lưu giữ hoá đơn xuất sai tại cuốn;
  • Lâp hoá đơn mới thay thế (lập vào ngày hiện tại).

hoá đơn bán ra số 004

(nội dung đang được cập nhật …)

Chia sẻ suy nghĩ của bạn