4 cách ứng xử giúp lãnh đạo xử lý khủng hoảng

Thịnh Thái

Thịnh Thái

Biên tập viên

Vai trò và trách nhiệm của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đã thay đổi đáng kể trong thời gian qua. Trước khi đại dịch COVID-19 bùng phát, các nhà lãnh đạo trong các doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng cao đã tập trung vào thúc đẩy sự đổi mới, doanh thu và tranh giành thị phần. Nhưng giờ đây, vẫn là những nhà lãnh đạo đó, phải tự đưa ra quyết định nhanh chóng về việc kiểm soát chi phí và duy trì thanh khoản của doanh nghiệp. Họ có thể gặp phải những rào cản không thể lường trước như: vấn đề về chuỗi cung ứng; thiếu hụt nhân sự và thách thức trong hoạt động kinh doanh, từ đó làm thay đổi một cách mạnh mẽ phạm vi nắm vai trò và mức độ ưu tiên của họ. Đồng thời, họ cũng phải hết sức chú ý tới các mối quan tâm về sức khỏe và sự an toàn cá nhân, làm việc từ xa và cố gắng hỗ trợ gia đình vượt qua đại dịch.

Để về phía trước trong một cuộc khủng hoảng, các nhà lãnh đạo cần trau dồi 4 cách ứng xử cho chính họ và các đồng nghiệp của họ. Họ phải ra quyết định với tốc độ chính xác vượt trội, thích nghi một cách nhanh chóng, cung cấp những thông tin đáng tin cậy và tham gia tác động vào các sự việc. Những chiến lược dưới đây sẽ giúp bạn – với vai trò là người huấn luyện cho những lãnh đạo cấp dưới của mình – về những cách ứng xử quan trọng này.

Cách ứng xử số 1: Ra quyết định với tốc độ chính xác vượt trội.

Tình hình thế giới đang thay đổi từng phút, từng giây. Các nhà lãnh đạo giỏi nhất  sẽ nhanh chóng xử lý các thông tin có sẵn, nhanh chóng xác định điều gì quan trọng nhất và đưa ra quyết định với niềm tin của chính mình. Trong một cuộc khủng hoảng, suy nghĩ quá mức sẽ dẫn tới “quá tải”, thiếu sót thông tin, xung đột giữa lợi ích và mức độ ưu tiên, cảm giác tiêu cực và sự lo lắng ngày càng tăng cao. Khi khả năng phân tích tình huống bị tê liệt, mọi thứ càng trở nên trầm trọng. Các nhà lãnh đạo phải vượt qua những vấn đề này, để duy trì sự phát triển của doanh nghiệp trong dài hạn, bằng cách tập trung vào những điều quan trọng nhất. Một bộ khung đơn giản, có thể mở rộng để đưa ra quyết định nhanh chóng là rất quan trọng.

Các nhà lãnh đạo nên:

  • Xác định rõ các mức độ ưu tiên. Hãy xác định và truyền đạt từ 3 đến 5 vấn đề quan trọng nhất. Ở giai đoạn đầu của khủng hoảng, những vấn đề này có thể bao gồm sự an toàn và chăm sóc sức khỏe nhân viên, thanh khoản tài chính, chăm sóc khách hàng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các tài liệu về các vấn đề phải được xác định, đảm bảo rằng các lãnh đạo có thể dễ dàng tiếp cận chúng.
  • Hãy đánh đổi một cách thông minh. Những xung đột nào có thể nảy sinh giữa các ưu tiên bạn đã vạch ra? Giữa cấp bách và quan trọng? Giữa sinh tồn hôm nay và thành công ngày mai? Thay vì suy nghĩ về tất cả các khả năng, các nhà lãnh đạo giỏi nhất sử dụng các ưu tiên của họ như một cơ chế tính điểm để buộc họ phải đánh đổi.
  • Đưa ra “Tên” của những người ra quyết định. Trong phòng chỉ huy trung tâm của bạn, hãy phân chia rõ, ai – sở hữu – cái gì. Hãy trao quyền cho “tiền tuyến” để đưa ra quyết định khi có thể, và nêu rõ những gì cần được “leo thang’, khi nào và bởi ai?
  • Nắm bắt hành động, và đừng trừng phạt những sai lầm. Những sai lầm sẽ xảy ra lúc nào đó, nhưng việc không hành động là điều còn tồi tệ hơn nhiều.

Cách ứng xử số 2: Thích nghi một cách nhanh chóng.

Các nhà lãnh đạo mạnh mẽ luôn đi trước cả lúc hoàn cảnh thay đổi. Họ tìm kiếm đầu vào và thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, không ngại thừa nhận những gì họ không biết, và mang lại kiến ​​thức chuyên môn bên ngoài khi cần.

Các nhà lãnh đạo nên:

  • Quyết định rằng, những gì “không được làm”. Hãy công khai những điều đó.
  • Bỏ đi những gì đã thuộc về ngày hôm qua. Các hành động mà trước đó đã tạo ra kết quả, có thể giờ không còn phù hợp. Các nhà lãnh đạo giỏi sẽ điều chỉnh nhanh chóng và phát triển các kế hoạch mới.
  • Tăng cường (hoặc xây dựng) các kết nối trực tiếp đến “tiền tuyến”. Cho dù là điều hành chuỗi cung ứng, lãnh đạo một công ty quản lý chất thải hoặc giám sát một công ty dược phẩm, các nhà lãnh đạo phải được đánh giá tình huống sớm và thường xuyên. Một cách ví dụ là, hãy tạo ra một mạng lưới các nhà lãnh đạo địa phương và những người có ảnh hưởng… Các nhà lãnh đạo hiệu quả mở rộng phạm vị quản lý của họ ở bất kì khu vực nào có tầm ảnh hưởng của họ.

Cách ứng xử số 3: Cung cấp những thông tin đáng tin cậy.

Các nhà lãnh đạo hàng đầu nắm quyền sở hữu cá nhân trong một cuộc khủng hoảng, mặc dù nhiều thách thức và yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của họ. Họ sắp xếp trọng tâm nhóm, thiết lập các số liệu mới để theo dõi hiệu suất và tạo ra văn hóa trách nhiệm.

Các nhà lãnh đạo nên:

  • Luôn cảnh giác và giữ liên kết trên bảng điều khiển công việc ưu tiên hàng ngày. Các nhà lãnh đạo nên ghi chép ngắn gọn 5 ưu tiên hàng đầu của họ (trên nửa trang trở xuống) và đảm bảo rằng những ưu tiên là phù hợp. Xem xét hiệu suất đối với các mục đó thường xuyên – nếu không phải hàng ngày, có thể hàng tuần – và đảm bảo rằng các nhà lãnh đạo chia sẻ thông tin này với các báo cáo trực tiếp. Nhớ xem lại và cập nhật danh sách vào cuối mỗi ngày hoặc mỗi tuần.
  • Đặt ra KPI và các số liệu khác để đo lường hiệu suất. Chọn 3 đến 5 số liệu quan trọng nhất trong tuần và để các nhà lãnh đạo thường xuyên báo cáo lại từng số liệu.
  • Giữ tâm trí và cơ thể trong trạng thái “chiến đấu”. Để cung cấp thông tin đáng tin cậy, các nhà lãnh đạo phải duy trì sự bình tĩnh ngay cả khi những người khác đang mất đi điều đó. Thiết lập thói quen chăm sóc bản thân: chế độ ăn uống lành mạnh, tập thể dục, thiền định hoặc bất cứ điều gì tốt nhất cho bạn. Dự trữ năng lượng, giữ cảm xúc ổn định và chuẩn bị các cơ chế đối phó rủi ro.

Cách ứng xử số 4: Tham gia tác động vào các sự việc.

Trong thời kỳ khủng hoảng, không có công việc nào quan trọng hơn việc chăm sóc nhóm lãnh đạo của bạn. Các nhà lãnh đạo hiệu quả hiểu được các tình huống và sự phiền nhiễu trong nhóm của họ, đồng thời họ tìm cách thúc đẩy, truyền đạt rõ ràng và kỹ lưỡng các mục tiêu, cũng như các thông tin quan trọng mới. Điểm này đáng được chú ý thêm, bởi vì mặc dù đại dịch COVID-19 dĩ ​​nhiên là một cuộc khủng hoảng sức khỏe, nó cũng đã gây ra một cuộc khủng hoảng tài chính. Các nhà lãnh đạo của bạn cần thường xuyên nhắc lại các ưu tiên mới để đảm bảo sự liên kết liên tục trong thời gian căng thẳng này.

Các nhà lãnh đạo nên:

  • Kết nối với các thành viên trong nhóm cá nhân. Hãy tiếp cận hàng ngày để duy trì tương tác; đánh dấu thời gian trên lịch để ghi nhớ làm điều này. Hãy bắt đầu với những vấn đề ở cấp độ cá nhân trước, và sau đó hãy tập trung vào công việc.
  • Đào sâu để tham gia vào đội tìm hiểu nhóm lãnh đạo của bạn. Khi giao tiếp bị phá vỡ và các nhà lãnh đạo hành động mà không có ý kiến của cả nhóm, cả nhóm sẽ gặp phải những kết quả không mong muốn.
  • Yêu cầu giúp đỡ khi cần thiết. Các nhà lãnh đạo giỏi nhất biết rằng họ không thể tự làm mọi thứ. Hãy xác định cấu trúc nhóm và phân công các cá nhân để hỗ trợ các nỗ lực chính.
  • Đảm bảo sự tập trung vào cả khách hàng và nhân viên. Để hỗ trợ khách hàng: Tiếp cận, nhưng trước tiên không gây hại. Theo dõi và lư lại thông tin trên cơ sở khách hàng của bạn. Để củng cố mối quan hệ và tạo dựng niềm tin, hãy tập trung vào chính mình và khám phá cách bạn thực sự có thể giúp khách hàng của mình. Để hỗ trợ nhân viên: hãy tạo sự đồng cảm và tập trung vào sự an toàn và sức khỏe của họ.
  • Thu thập và khuếch đại các thông điệp tích cực. Những hành động, lòng tốt, những trở ngại đã được khắc phục… Nhiều công ty gắn liền với một mục đích cao cả, như cứu sống mạng người, sản xuất thiết bị y tế… giúp thị trường hoạt động hiệu quả hơn hoặc mang lại niềm vui. Dù mục đích của bạn là gì, hãy ăn mừng những anh hùng hàng ngày (thường không được tiết lộ).

Đào tạo đội ngũ của bạn cho lãnh đạo khủng hoảng.

Là một nhà lãnh đạo của các nhà lãnh đạo, bạn đang điều hướng các ưu tiên mới và luôn thay đổi với thời gian hạn chế để phản ứng. Một số khoản đầu tư nhỏ vào hỗ trợ và huấn luyện có thể giúp cải thiện hiệu quả của các nhà lãnh đạo của bạn.

Khoảnh khắc khủng hoảng tiết lộ rất nhiều về các nhà lãnh đạo bên dưới bạn. Khi ngọn lửa ngay lập tức được kiểm soát và bạn có một khoảnh khắc để lấy lại hơi thở, hãy nghĩ về ai đã cố gắng xử lý, ai đã đấu tranh, và tại sao. Xem xét vai trò sẽ thay đổi như thế nào trong thời gian hậu khủng hoảng và liệu các giám đốc điều hành quan trọng của bạn có thể thành công hay không. Cuối cùng và quan trọng nhất, hãy tự hỏi bạn muốn ai ngồi “chung bàn”, cả trong cuộc khủng hoảng hiện tại và trong tương lai của một hiện thực bình thường mới.

Chris Nichols, Shoma Chatterjee Hayden & Chris Trendler
Người dịch: Xuân Thịnh

Nguồn: https://hbr.org/2020/04/4-behaviors-that-help-leaders-manage-a-crisis

Đăng ký nhận bảng tin

Chúng tôi sẽ gửi cho bạn những kiến thức có giá trị về: Khởi Nghiệp, Quản lý, Marketing, Tài Chính,...