Bí quyết lãnh đạo dành cho doanh nhân sử dụng văn phòng chia sẻ


Người viết lách tại eSmart.vn

Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ và các công cụ hỗ trợ công việc hiện đại, ngày càng có nhiều doanh nhân ưa chuộng làm việc tại các quán cà phê, các không gian làm việc chung và tại các Văn phòng Chia sẻ. Thực tế, trong số 52% các doanh nhân đã thực hiện một khảo sát của Workfront vào tháng 7, đều mong muốn hầu hết giới doanh nhân có thể làm việc từ xa trong vài năm tới.

Tuy rằng khả năng làm việc từ xa là một điều tuyệt vời đối với những doanh nhân cần sự linh hoạt và thoải mái trong suốt quá trình làm việc, điều này còn thể hiện những thách thức mới dưới góc nhìn của một người lãnh đạo. Trong một nghiên cứu đã được công bố vào tháng 10/2016 trong bài “Phẩm chất Lãnh đạo”, các nhà nghiên cứu từ Đại học Brigham Young đã nhận thấy rằng các doanh nhân có xu hướng “yêu thích” những người lãnh đạo mà họ có thể gặp mặt trực tiếp hơn. Những nhà nghiên cứu cũng nhận thấy, mọi nhân viên đều sẽ cảm thấy gần gũi và thiên vị hơn đối với những nhà quản lý mà họ thường xuyên được tiếp xúc.

Điều này có nghĩa rằng, gần như các doanh nhân ít khi xem những nhà quản lý như là những người lãnh đạo – điều có thể dẫn đến những hiểu lầm, những rắc rối về quyền hạn, cách thức giao tiếp giữa họ và người quản lý. Nhưng khả năng làm việc từ xa không thể giải quyết bất kỳ điểm nào trong vấn đề này. Nó phụ thuộc vào những người lãnh đạo có thể đứng ra và quản lý Văn phòng Chia sẻ hay không. Và sau đây là một số cách.

1. Tập trung vào vấn đề giao tiếp.

Đa số chúng ta đều cho rằng làm việc tại Văn phòng Chia sẻ sẽ hạn chế nhiều khả năng giao tiếp, trao đổi hơn phong cách văn phòng truyền thống – thường dễ dàng tạo ra môi trường giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả. Khả năng giao tiếp, trao đổi nhanh chóng và liên tục luôn là một trong những yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành công. Không may là, nhiều nhóm nhân viên làm việc từ xa thường không nhận thấy được cơ hội liên kết với những người lãnh đạo.

Trong số những nhân viên thực hiện khảo sát bởi Interact trong tháng 10/ 2014, 69% cho rằng họ đang thiếu một loại hình giao tiếp có thể giữ họ tập trung vào công việc. Và thêm nữa, 55% cho rằng sếp của họ chỉ giao tiếp hầu hết qua email.

Các nhà quản lý nên giao tiếp thường xuyên với những nhóm làm việc từ xa để xây dựng các mối quan hệ và bù đắp cho những thời điểm không thể đối thoại. Mặc dù email vẫn là phương thức giao tiếp từ xa phổ biến nhất, nó sẽ không mang lại tác động thực sự lên những nhóm làm việc từ xa. Hãy sử dụng những phương thức giao tiếp đa dạng để đảm bảo rằng những thông báo và tin nhắn sẽ được tiếp nhận một cách nhanh chóng và không bị hiểu sai.

2. Giải quyết những rắc rối về quyền hạn.

Khi một nhóm nhân viên làm việc từ xa và những nhân viên làm việc trong một văn phòng họp mặt với nhau, họ thường có xu hướng nhìn nhận người đồng nghiệp làm việc cùng như một người lãnh đạo. Như vậy, nếu những người lãnh đạo và nhóm nhân viên bị chia cắt giữa văn phòng chia sẻ và văn phòng truyền thống, những người lãnh đạo đang phải đối mặt với một rắc rối quyền hạn. Những nhân viên làm việc với nhau trong văn phòng sẽ có xu hướng lắng nghe lẫn nhau, hơn là lắng nghe sự chỉ đạo từ xa.

Theo một nghiên cứu của Đại học Brigham Young Khi một số nhân viên làm việc từ xa và những người khác làm việc trong một văn phòng với nhau, họ có nhiều khả năng nhìn thấy những người họ làm việc với tư cách là một nhà lãnh đạo, theo nghiên cứu của Đại học Brigham Young. Vì vậy, nếu một nhà lãnh đạo và đội được chia giữa một văn phòng chia sẻ và một văn phòng truyền thống, các nhà lãnh đạo có thể có một cuộc đấu tranh quyền lực trên tay của họ. Nhân viên làm việc trong văn phòng có thể có xu hướng lắng nghe lẫn nhau hơn là lãnh đạo từ xa.

Nếu những mâu thuẫn nảy sinh, hãy giải quyết chúng ngay lập tức – bỏ qua chúng sẽ làm cho vấn đề tồi tệ hơn. Nói chuyện với nhân viên. Giải thích lý do đằng sau những bất đồng và yêu cầu các thành viên của nhóm thảo luận lý do họ nghĩ khác đi.

Nghiêm túc đầu vào của họ và liên quan đến các thành viên trong nhóm trong quá trình giải quyết vấn đề. Xét cho cùng, nghiên cứu do công ty Skyline Group International Inc. của chúng tôi thực hiện đã cho thấy rằng nhân viên nghĩ rằng khám phá, nói chuyện và tích hợp để tìm giải pháp là cách tiếp cận hiệu quả nhất để giải quyết xung đột.

Nhìn chung, hãy luôn cởi mở và minh bạch với đội ngũ từ xa. Bằng cách đó, nhân viên cảm thấy họ có thể tin tưởng vào sự lãnh đạo và thể hiện bất kỳ vấn đề hoặc mối quan tâm nào, thay vì cố gắng giải quyết các vấn đề với nhau.

3. Hãy bắt đầu một cách chi tiết.

Sẽ có rất nhiều vấn đề dễ bị nhầm lẫn một khi đội ngũ nhân viên phải làm việc dàn trải. Nếu không có những không gian hoặc hình thức liên kết, những thông tin như “ai đang làm công việc gì?”, “tình trạng dự án tiến triển thế nào?” sẽ dễ dàng bị lẫn lộn hoặc thậm chí không được ghi nhận, chia sẻ với toàn bộ đội ngũ nhân viên.

Trong một khảo sát với 1.400 nhân viên văn phòng được công bố bởi Wrike vào tháng 10/2015, sự thiếu rõ ràng trong những kênh giao tiếp, phản hồi là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây ra căng thẳng tại nơi làm việc. Và vấn đề này còn trở nên phức tạp hơn khi nơi làm việc từ xa được thêm vào.

Điều này phụ thuộc vào khả năng xử lý những nhầm lẫn và giữ được sự gắn kết đội ngũ nhân viên của người lãnh đạo. Hãy bắt đầu bằng việc trao cho nhân viên những chỉ dẫn chi tiết và rõ ràng – và thậm chí hãy chi tiết hơn cả những chỉ dẫn sẽ được đưa ra trực tiếp. Những người lãnh đạo nên theo sát thông tin được truyền tải bằng những cuộc điện thoại hoặc những phương thức giao tiếp khác để đảm bảo đội ngũ nhân viên sẽ nhận được và nắm rõ.

Sau đó, hãy đảm bảo các công cụ, tài nguyên và những dữ liệu mà đội ngũ nhân viên cần được sử dụng sẽ dễ dàng được tìm thấy và truy cập. Hãy luôn sẵn sàng giải đáp những thắc mắc và để đội ngũ biết được những cách tốt nhất để kết nối với người lãnh đạo một khi họ cần nhận được phản hồi gấp rút.

Thuy Sindell & Milo Sindell

Nguồn: https://www.entrepreneur.com/article/284502

Đăng ký nhận bản tin khởi nghiệp

Chúng tôi sẽ gửi cho bạn những kiến thức có giá trị về: marketing, quản lý, lãnh đạo, khởi nghiệp. Các sự kiện về cộng đồng eConnect và hệ sinh thái khởi nghiệp.