Nên đánh giá cách thức hoạt động & vận hành nhóm của bạn thế nào?

Ân Tạ

Ân Tạ

Người viết lách

Hoạt động nhóm có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của bất kì doanh nghiệp nào, nhưng trong quá trình hoạt động nhóm thường xuyên xảy ra không ít khó khăn và hiếm khi mang lại kết quả như mong đợi. Một nghiên cứu được thực hiện trên khắp các lĩnh vực đã chỉ ra rằng 75% các nhóm liên bộ (cross-department teams) đều rơi vào tình trạng hoạt động không có hiệu quả. Một số nguyên nhân dẫn đến điều này bao gồm những vấn đề phát sinh trong cách phối hợp, tạo động lực và cạnh tranh với đồng đội cũng như tốn quá nhiều thời gian để giải quyết những trục trặc trên.

Vậy làm thế nào để xác định được liệu nhóm của bạn có đang thật sự hoạt động hiệu quả hay không? Chúng tôi đã thiết kế một bảng đánh giá với 23 câu hỏi nhằm giúp cho các thành viên trong nhóm ý thức hơn về cách thức hoạt động nhóm. Bằng cách đánh giá một loạt các yếu tố ảnh hưởng đến thành công như: mục đích nhóm, cam kết, tài năng, quy tắc, mục tiêu, tinh thần làm việc và khen thưởng, bạn có thể đánh giá cách nhóm hoạt động và xem xét nên sử dụng yếu tố nào làm đòn bẩy sẽ có hiệu quả nhất, cải thiện năng suất và nâng cao sự hài lòng giữa các thành viên trong nhóm của bạn.

Công cụ của chúng tôi đã được xác thực dựa trên các định nghĩa về hoạt động nhóm và cả hệ thống đánh giá nhóm hiện có. Chúng tôi đã triển khai nó với 14 đội trong một tổ chức chăm sóc sức khoẻ quy mô lớn. Chúng tôi đã nhận được những phản hồi ban đầu rất tích cực rằng đánh giá này đã giúp nhóm tìm ra những điểm cần được khắc phục để đạt hiệu quả cao hơn.

Sử dụng thang đo từ 0 đến 10, đánh giá những mục dưới đây diễn tả đúng nhất trạng thái nhóm bạn.

Hãy dựa vào đây để xem xét xem nhóm bạn đang ở mức độ nào.

0 = Hoàn toàn không. Điều này không bao giờ đúng đối với số đông thành viên nhóm tôi.

3 = Thỉnh thoảng đúng với phần đông nhóm tôi.

5 = Khá tốt. Điều này đúng với một nửa thời gian của số đông nhóm.

7 = Điều này thường xuyên đúng với số đông nhóm

10 = Cực kỳ tốt. Điều này hầu như đều đúng với các thành viên nhóm.

1. Mục đích: mục đích chính là nguyên nhân cốt lõi để cả nhóm tồn tại.

a) Cả nhóm có mục đích chung và hiểu rõ mục đích đó

b) Cả nhóm đều nhận thức được rằng công việc của họ rất quan trọng cho cả doanh nghiệp

2. Cam kết: Sự ràng buộc là điều hiển nhiên khi hai người cùng hợp tác, học hỏi và thực hiện các kế hoạch mang lại sự thành công.

a) Mỗi thành viên trong nhóm đều có trách nhiệm xây dựng sự thành công của nhóm.

b) Mỗi thành viên trong nhóm đều hiểu rằng những đóng góp cá nhân ảnh hưởng đến hiệu suất của nhóm.

3. Kỹ năng bổ trợ và năng khiếu: nhóm cần tập hợp các kỹ năng như: kỹ năng chuyên môn, kỹ năng vận hành, kỹ năng giao tiếp và kỹ năng giải quyết vấn đề. Khi cả nhóm gặp phải chướng ngại vật, những kỹ năng bổ trợ và tài năng đó sẽ giúp các thành viên phát huy thế mạnh trong việc xử lý các vấn đề.

a) Thành viên của chúng tôi có thể kết hợp tốt các kỹ năng.

b) Các thành viên của tôi hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết.

4. Quy tắc và luật lệ: mỗi nhóm cần một bộ quy tắc cho các hành vi đúng đắn và các tiêu chuẩn khi làm việc cùng nhau để xác định hiệu suất của nhóm.

a) Cả nhóm cùng quyết định cách để giải quyết công việc.

b) Cả nhóm sử dụng thời gian hiệu quả để hoàn thành công việc.

Xem thêm: Văn hóa giữ im lặng đang ăn mòn công ty bạn thế nào?

5. Mục tiêu và trách nhiệm: các thành viên trong nhóm cần hiểu rõ được trách nhiệm chung của cả nhóm và của từng thành viên. Mỗi người cần phải san sẻ trách nhiệm để hoàn thành mục tiêu và sẵn sàng thừa nhận cũng như sửa chữa sai lầm của mình.

a) Mỗi cá nhân đều hiểu rõ được năng suất được yêu cầu của nhóm.

b) Khối lượng và chất lượng công việc của mỗi cá nhân là như nhau.

c) Mỗi cá nhân biết thừa nhận và sửa chữa sai lầm của mình.

6. Tinh thần: tinh thần của nhóm bao gồm tinh thần hăng hái, niềm tin và thái độ hòa nhập đối với các thành viên và nỗ lực của họ. Khi các cá nhân biết xây dựng tinh thần làm việc cao, họ cũng sẽ nâng cao hiệu suất làm việc, thúc đẩy sự hợp tác và giúp cho cả nhóm hoạt động tốt nhất.

a) Những người ở ngoài nhóm có thể thấy được sự hăng hái, nhiệt tình của các thành viên nhóm.

b) Cả nhóm luôn giữ được thái độ tích cực ngay cả trong những thời điểm khó khăn.

c) Thường có những cuộc thảo luận cởi mở và mang tính chất xây dựng về những bất đồng và trục trặc.

d) Nhóm của chúng tôi luôn góp ý cho nhau dựa trên nền tảng xây dựng.

7. Thử thách, công nhận và phần thưởng: những đội nhóm có năng suất làm việc hiệu quả thường xuyên tự hỏi họ hiểu biết đến đâu và nỗ lực thực hiện các dự án mới. Các thành viên hiểu rõ và trân trọng những nỗ lực, kết quả vượt trội đồng thời củng cố cách hoạt động nhóm.

a) Nhóm thường xuyên tìm kiếm những thông tin và thử thách mới.

b) Mỗi cá nhân đều có liên kết mạnh mẽ với sự phát triển và thành công của nhau.

c) Ăn mừng chiến thắng và nhận phần thưởng cùng nhau với tư cách là một đội.

8. Đánh giá kết quả: nên thực hiện đánh giá thường xuyên để theo kịp tiến độ công việc, nắm rõ cách thức và kết quả nhằm hướng tới sự đổi mới không ngừng.

a) Phương pháp làm việc của chúng tôi luôn ủng hộ việc chỉnh sửa và cải tiến thường xuyên.

b) Kết quả của chúng tôi thường vượt qua sự mong đợi của khách hàng về số lượng, chất lượng và thời gian.

9. Sự hướng dẫn từ người lãnh đạo: các nhà lãnh đạo cần hướng dẫn và khuyến khích để nhóm phát huy vai trò của mình tốt nhất.

a) Người lãnh đạo trực tiếp tham gia, khuyến khích khởi động dự án mới.

b) Người lãnh đạo đưa ra sự hướng dẫn, góp ý vào đúng thời điểm nhằm hỗ trợ cho sự phát triển của nhóm.

c) Người lãnh đạo tham khảo ý kiến của các thành viên nhằm xoá bỏ rào cản đối với hiệu suất nhóm.

Người dịch – Hoàng Vy

Nguồn: https://hbr.org/2019/02/assessment-how-well-does-your-team-function

Đăng ký nhận bảng tin

Chúng tôi sẽ gửi cho bạn những kiến thức có giá trị về: Khởi Nghiệp, Quản lý, Marketing, Tài Chính,...