Điều gì có thể khiến một nhân viên tăng tốc độ làm việc?


Người viết lách tại eSmart.vn

Ngày nay nhịp độ công việc đều tăng lên ở khắp mọi nơi, và tất cả chúng ta đều mong muốn có thể làm được nhiều việc chỉ trong thời gian ngắn. Vì vậy, bạn sẽ làm gì khi trong nhóm của bạn có một “chú rùa”? Làm thế nào để bạn tìm hiểu được lý do tại sao “chú rùa” này lại phải mất quá nhiều thời gian để hoàn thành được công việc của mình? Và bạn phải làm gì để giúp anh ta hiểu được tầm quan trọng của việc bắt kịp nhịp độ làm việc và hỗ trợ anh ấy làm được như vậy?

Các chuyên gia nói gì?

Một nhân viên làm việc chậm chạp không chỉ làm giảm năng suất của một đội mà anh ta còn có thể gây ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của các đồng nghiệp, Lindsay McGregor – đồng tác giả của cuốn sách Primed to Perform và đồng sáng lập ra Vega Factor – cho biết. “Khi mọi người đang phải chịu áp lực khi cần được chuyển giao công việc, bất cứ điều gì gây trì trệ có thể làm cho cả đội thực sự không còn động lực”. Tuy nhiên hù dọa nhân viên đó nhanh chóng bắt tay vào công việc để đẩy nhanh tiến độ sẽ chỉ kết thúc với những kết quả không như mong đợi, theo Elizabeth Grace Saunders, tư vấn quản lý thời gian và người sáng lập của Real Life E Time Coaching & Training. “Bạn chỉ cần trở thành một phần cho quá trình cải thiện”, chỉ cho các nhân viên rằng làm việc một cách nhanh chóng hơn cũng có nghĩa là làm cho họ có cơ hội trở thành những nhân viên thành công nhất và đó là điều tốt không chỉ cho kết quả công việc mà còn cho sự thăng tiến của họ.

1. Tìm những nguồn gây nên sự trì trệ

Có thể có rất nhiều lý do khác nhau để khiến một nhân viên nào đó hoàn thành chậm hơn bạn muốn. Ngay cả khi bạn đã biết được căn nguyên của vấn đề, con đường tốt nhất vẫn là hỏi thẳng họ. Đừng đi vào cuộc trò chuyện với những định kiến. Nhân viên của bạn có thể gặp khó khăn với một nhiệm vụ mới, hay người đó là một người quá cầu toàn mà họ đã dành quá nhiều thời gian cho một số công việc nhất định. Nhân viên đó có thể bị chậm lại bởi vì họ phải chờ đợi các công việc khác cũng đang bị trì trệ của các thành viên trong nhóm, hoặc thậm chí có thể nhân viên đó không nhận ra rằng tiến độ làm việc của họ chưa đạt được như kì vọng của mọi người. “Hãy bắt đầu với những ý định mang tính tích cực,” McGregor nói. “Giả dụ như, một nhân viên nào đó muốn hoàn thành tốt một công việc và khi họ biết phải làm như thế nào thì họ sẽ thực hiện nó”. Nếu bạn tiếp cận bằng các đối thoại trao đổi để tìm hiểu nguyên nhân thì tốt hơn là bạn hãy đặt bản thân mình vào cùng vị trí đó để suy nghĩ ra những giải pháp hiệu quả và có thể thực hiện được.

2. Thiết lập các mục tiêu thật cụ thể rõ ràng

Có thể người nhân viên chậm chạp của bạn thậm chí không nhận ra rằng anh ta đang làm việc một cách thong thả, một phần vì anh ta không nhận ra những gì đang được mong đợi ở anh ta. “Một trong những điều khó khăn đối với một nhân viên khi bắt đầu vai trò mới, là hiểu được “thực hiện tốt” là như thế nào”, McGregor nói. “Phải mất rất nhiều nỗ lực về phía người quản lý để chỉ cho họ biết điều đó là gì”. Thay vì hô hào một nhân viên làm một báo cáo tài chính cuối năm, hãy ngồi xuống và tạo ra một lịch trình cụ thể để chuyển giao. Hãy hướng dẫn nhân viên đó biết được tại khi nào bạn muốn họ sẽ tập trung thực hiện công việc và sẽ hoàn thành trong bao lâu. Nếu đó là một người cầu toàn, sẽ rất có ích khi giao cho họ những thời hạn rõ ràng. “Những người cầu toàn thực sự tốn rất nhiều thời gian có thể phân biệt được lúc nào cần đến sự hoàn hảo và lúc nào không”, Saunders cho biết. Vì vậy, sẽ tùy thuộc vào bạn để nhấn mạnh những mục tiêu của từng công việc, cho dù ban đầu sẽ giống như bạn đang phải quản lý công việc từ những chi tiết nhỏ nhất vậy.

3. Môi trường, phương tiện làm việc thích hợp

Có thể có những cản trở làm ảnh hưởng đến công việc của nhân viên mà thậm chí bạn cũng không thể nhận biết trước được. Không thể bắt nhân viên phải thực hiện công việc một cách nhanh chóng trong khi họ phải có buổi gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với các khách hàng cần hỗ trợ và tư vấn mà không thể dời vào ngày khác được. Hoặc nhân viên của bạn chậm trễ là do không có tất cả các phần mềm hoặc thiết bị cần phải có để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả. “Đôi khi hệ thống bị lỗi thời, hoặc nhân viên chỉ đơn giản là không biết làm thế nào để sử dụng các công cụ mà họ có và họ cần được đào tạo”, Saunders nói. Nhân viên của bạn có thể làm một số nhiệm vụ bằng tay, tuy nhiên sẽ nhanh chóng hơn khi được hỗ trợ bởi những công cụ kỹ thuật. Như cung cấp cho nhân viên một quyền truy cập ổn định hơn đến máy in, cái được đặt ở tận phần bên kia của văn phòng. Hãy đưa ra những câu hỏi chi tiết về quá trình thực hiện của nhân viên, và cùng nhau tìm ra giải pháp mà có thể giúp họ tăng tốc công việc của mình. Một khi bạn tìm ra nơi tắc nghẽn, hãy tìm kiếm những giải pháp làm sao để xử lý chúng và sau đó thảo luận rõ ràng về những giải pháp này với những nhân viên cần được hỗ trợ.

4. Tránh đưa ra những báo cáo mang tính công kích

Bạn có thể có rất nhiều bản báo cáo đã được tổng hợp và cho thấy một nhân viên nào đó đang làm việc với tốc độ như một con ốc sên khi so với các đồng nghiệp của cô ấy. “Những nguồn thông tin đó có thể mang lại điều “tích cực” hoặc “tiêu cực”, McGregor nói. Nếu bạn sử dụng dữ liệu đó một cách đúng đắn, mang tính thúc đẩy nhân viên tập trung vào mục tiêu – nó có thể giúp cô ấy cải thiện thói quen làm việc của mình theo thời gian. “Nhưng nếu bạn gây cho mọi người cảm giác khó chịu vì những thông tin đó, hoặc lấy đó làm phần thưởng thì mọi người sẽ chọn những biện pháp nhanh chóng để đáp ứng các mục tiêu trên danh nghĩa, chứ không vì tinh thần làm việc.” McGregor nói. Dù bạn cócố gắng tránh những thái độ đối đầu hay không, bạn cũng không nên biến những thông tin hoặc bản báo cáo đó thành “chiếc gậy” để có thể đạt được những kết quả mà bạn mong muốn.

5. Chia phần công việc lớn thành nhỏ hơn

Hãy chia nhỏ các dự án lớn thành những phần công việc nhỏ hơn và đặt trước thời hạn để bảo đảm công việc luôn được thực hiện trôi chảy. Phương pháp này đặt biệt có thể áp dụng với những người hay trì hoãn, Saunders cho biết. “Chia nhỏ công việc ra thành các phần nhỏ hơn có thể giúp những đang phải chật vật với “căn bệnh trì hoãn” nhận thấy ý nghĩa của sự gấp rút và thực hiện công việc từ đầu đến cuối theo một chuẩn mực thời gian”. Nhiều nghiên cứu cho thấy rằng, sự tiến bộ được tạo ra từ những thành công nho nhỏ giúp nhân viên giữ vững được động lực và tinh thần làm việc của họ

6. Tìm những hạng mục mà họ hứng thú

Khi bạn có thể dành thời gian để tìm hiểu một người thích làm điều gì, bạn thường sẽ nhận ra đó là điều họ làm tốt nhất. Phân công thêm các hạng mục công việc mà nhân viên cảm thấy hứng thú sẽ khiến năng suất làm việc của họ tăng lên một cách tự nhiên. “Chắc chắn ai cũng sẽ làm việc chậm lại khi cảm thấy mệt mỏi”, Saunders nói. “có thể họ cảm thấy chán chường, hoặc không cảm thấy hứng thú với những gì họ đang làm.” Nếu bạn có thể phân công một cách linh hoạt theo những gì bạn biết họ sẽ thích thú khi thực hiện, bạn sẽ gần như gặt được những kết quả với tốc độ nhanh chóng hơn và có được những nhân viên làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.

7. Đừng quên yêu cầu gửi phản hồi

Ngay cả khi bạn đã hoàn thành việc tìm hiểu tường tận gốc rễ của vấn đề, và hướng dẫn những hướng xử lý cho những “chú rùa” của chúng ta, công việc quan trọng nhất của bạn khi ở vị trí quản lý là theo dõi và gửi phản hồi. “Nếu họ đã cải thiện được tốc độ làm việc, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ thông báo cho biết – một cách thường xuyên”, McGregor nói. “Và hãy nhớ gắn kết những sự tiến bộ đó với sự phát triển cá nhân, khả năng thăng tiến và cải thiện hiệu suất công việc của họ.” Tương tự, nếu bạn có thể tìm ra nhiều cách để công nhận thực lực của cá nhân như khen thưởng cho sự tiến bộ của họ, “just do it”, Saunders nói. “Một trong rất nhiều cách để các nhân viên luôn có động lực thực hiện là trách nhiệm của họ đối với lẫn nhau.” “Nếu có một mức khen thưởng tập thể dành cho một nhóm nhân viên hoàn thành công việc đúng hạn hoặc sớm hơn, đó thực sự sẽ là một động lực rất lớn cho nhân viên.”

Những nguyên tắc cần nhớ

Nên:

  • Hãy đến gặp trực tiếp để tìm hiểu về lý do tại sao các nhân viên làm việc chậm hơn so với những người khác. Bạn có thể ngạc nhiên bởi những lý do thực tế.
  • Hãy xác định mục tiêu rõ ràng và thời hạn cụ thể để giúp họ hiểu những gì bạn đang mong đợi từ họ.
  • Cung cấp cho họ các hạng mục công việc và nhiệm vụ mà họ thích làm. Những nhân viên vui vẻ hơn sẽ tự nhiên làm việc nhanh hơn.

Không nên:

  • Đối đầu với họ bằng những dữ liệu về cách họ làm chậm hơn so với những người khác. Chiến lược đó có thể sẽ giết chết động lực và tinh thần của họ, hoặc có thể nhanh chóng dẫn đến những hậu quả không lường trước được.
  • Hãy để mặc họ tự thay đổi môi trường hay tiến trình công việc của họ. Giúp họ suy nghĩ ra những giải pháp và cung cấp những trang thiết bị phù hợp khi họ cần.
  • Quên việc theo dõi để nhận ra sự cải thiện hiệu suất hay có thể nhận được yêu cầu cần thiết cho việc hoàn thành công việc của họ.

Carolyn O’Hara
Người dịch – Hồng Vân

Nguồn: https://hbr.org/2017/01/how-to-get-an-employee-to-work-faster

Đăng ký nhận bản tin khởi nghiệp

Chúng tôi sẽ gửi cho bạn những kiến thức có giá trị về: marketing, quản lý, lãnh đạo, khởi nghiệp. Các sự kiện về cộng đồng eConnect và hệ sinh thái khởi nghiệp.