Bí quyết xóa tan bầu không khí ảm đạm khi làm việc với người căng thẳng

Ân Tạ

Ân Tạ

Người viết lách

Trong cuộc sống và công việc, chắc chắn ai cũng từng có ít nhất một lần tiếp xúc với những người thường xuyên bị căng thẳng, áp lực do làm việc quá tải và thời gian hạn hẹp, không thể nào giải quyết cho kịp tiến độ. Những nhân viên như thế họ tự tạo ra cho bản thân một bức tường vô hình khiến cho các đồng nghiệp rất khó để tiếp xúc và làm việc. Hãy xem mình là một nạn nhân của họ, vậy làm thế nào để bạn đối phó và phối hợp làm việc với những người như vậy? Bạn có nên thể hiện quan điểm trực diện và giải quyết vấn đề một cách trực tiếp không? Hoặc thử nghiệm các chiến thuật khác để giúp họ bình tĩnh lại và tập trung trong công việc hơn? Và làm thế nào bạn có thể tự bảo vệ mình khỏi những cảm xúc tích cực mà họ mang lại?

Chia sẻ từ các chuyên gia! 

Stress là một phần của cuộc sống hằng ngày. Caroline Webb, tác giả của cuốn Làm thế nào để có một ngày tốt, nói “Tất cả chúng ta đều có những giai đoạn đối phó với nhiều căng thẳng”, “Từng giai đoạn như thế phải mất 10 phút, 10 ngày, hoặc 10 tháng”. Nhưng đúng hơn “stress là một thói quen”. Những người này luôn “cảm thấy áp lực, căng thẳng kéo dài, và không thể thoát khỏi được”. Làm việc với những người như thế này hẳn là một thách thức. “Nhưng bạn không được biến họ thành một nhân vật phản biện” – Holly Weeks, tác giả của quyển sách Failure to Communicate đã nói. “Đừng nghĩ rằng tôi có thể làm gì để thay đổi người người này?” Hãy nghĩ rằng làm thế nào để tối ưu hóa tình hình và bạn làm được gì cho bản thân mình”. Bạn nên xem họ như một người đồng nghiệp với cảm giác khó chịu hoặc thông cảm, đây là cách bạn có thể cộng tác hiệu quả với họ.

1. Đừng phán xét

Những điều đầu tiên đầu tiên: Kiểm tra rằng bạn không phải là quá phán xét. Ông Weeks giải thích: “Có rất nhiều mức độ khoan dung đối với stress, và căng thẳng có thể gây ra độc hại cho bạn đang kích thích người khác. “Vì vậy, trừ khi bạn là một nhà tâm lý học, đánh giá cách giải quyết stress của ai đó là không phù hợp là đầy đủ”. Hãy thử nghĩ về định hướng của đồng nghiệp của bạn “như không phải là một lỗ hổng về nhân vật mà là một đặc tính”. Webb lưu ý rằng đồng nghiệp của bạn chỉ có thể đáp ứng “Luôn luôn – về bản chất của công việc” ngày nay. “Có một thời gian khi chúng tôi có thể về nhà và quên việc làm cho đến ngày hôm sau”, nhưng “áp lực để giữ liên lạc” thời đại hiện đại nặng hơn một số người khác.

2. Nhận biết sự căng thẳng

Webb cho biết điều quan trọng là làm cho người căng thẳng cảm thấy “được nhìn thấy và nghe thấy”. “Hãy nói cái gì đó như: Tôi nhận thấy bạn đã làm việc muộn vào tối qua, và đây không phải là lần đầu tiên. Mọi thứ đang diễn ra như thế nào? “Sau đó, sau khi bạn đồng nghiệp của bạn đọc lại danh mục áp lực thông thường”, “nói, Điều đó phải thật khó khăn”. Không có vấn đề gì nếu bạn tin hay không. Đó là cách người này cảm thấy. Đồng thời, Weeks nói rằng, bạn không được “cho phép” hoặc xúi giục đồng nghiệp của bạn bằng cách đưa ra các nhận xét như “Tôi không biết bạn có thể chịu được điều đó như thế nào! Công ty này đang làm việc cho bạn đến chết! “Điều đó không hữu ích. Thay vào đó, cô ấy nói, nói điều gì đó trung lập hơn: “Bạn có rất nhiều quả bóng trong không khí”.

3. Khen ngợi

Webb nói: “Một trong những cách tốt nhất để” có được một người căng thẳng ra khỏi chế độ chiến đấu “là” cho đi một lời khen. “Người này đang mất kiểm soát, không đủ năng lực, và thiếu tôn trọng. Một lời khen là cách dễ dàng của bạn để giúp họ trở lại với bản thân tốt hơn”, cô ấy nói. Khen ngợi hiệu suất của một người nào đó tại nơi làm việc cho người đó một “hình ảnh của bản thân là một chuyên viên tích cực và có năng lực”, Weeks nói thêm. Trích dẫn một cái gì đó cụ thể. Ví dụ, bạn có thể nói, “Cách bạn xử lý bài thuyết trình đó vào tuần trước thật đáng ngưỡng mộ. Bạn đã bình tĩnh và chủ động và khách hàng đã rất ấn tượng. “Đánh giá đúng tình hình có thể là một sự can thiệp mạnh mẽ. “Khi bạn nói với mọi người về cách bạn nhìn thấy họ, họ sẽ bước vào vai trò đó”.

4. Cung cấp sự hỗ trợ của bạn

Một chiến lược khác là cung cấp hỗ trợ của bạn. “Hãy nói” Có điều gì mà tôi hay bất cứ ai trong đội nhóm của tôi có thể giúp gì cho bạn? “Webb gợi ý. “Có khả năng là bạn không thể làm được gì”, nhưng lời đề nghị của bạn sẽ “cho người kia có cơ hội suy nghĩ về các giải pháp” và “cảm thấy rằng mình không phải là của chính mình”. Tuy nhiên, rõ ràng đây không phải là “một lời mời lơi” để được sử dụng bất cứ lúc nào, bất cứ nơi nào”, Weeks nói. “Hãy để ý đến những gì bạn có thể làm”, cô nói thêm. Thông điệp nên được làm, “Tôi là một nguồn tài nguyên hạn chế, nhưng tôi muốn giúp bạn nếu bạn đang trong một hoàn cảnh chưa thoát ra được”.

5. Chia nhỏ yêu cầu của bạn

Webb cho biết khi đối phó với các đồng nghiệp bị căng thẳng, bạn nên nghĩ về những cách mà để giảm tảu nhận thức của họ. “Đừng thêm vào những cảm giác bị chôn vùi”. Ví dụ như bạn có thể rút ngắn email của mình cho mọi người, chia nhỏ yêu cầu của bạn thành một số bước nhỏ hơn hoặc khuyến khích ý tưởng phân chia công việc thành các khối có thể quản lý được. “Hãy thay đổi hình thức yêu cầu của bạn một cách thông minh” cô ấy nói thêm. Nhưng bạn đừng đi quá xa. Bản phải “điều hòa” sự thiếu sót của đồng nghiệp với mong muốn của riêng bạn và cần hoàn thành nhiệm vụ. Tóm lại, “công việc của bạn là làm xong những gì cần phải hoàn thành”

6. Yêu cầu một khoảng thời gian tìm hiểu

Nếu lo lắng của đồng nghiệp dường như có ảnh hưởng đến khả năng tập trung của họ – và bạn thực sự lo lắng về sức khoẻ của mình – Weeks đề nghị yêu cầu họ cung cấp thêm chi tiết. “Hãy nói”, Trên thang từ 1 đến 10, tôi lo lắng thế nào về mức độ căng thẳng của bạn? “Tín hiệu rằng bạn không thể đọc nó xấu đến mức nào”. Các câu trả lời có thể làm bạn ngạc nhiên. “Họ có thể nói với bạn, ‘Ồ, đây là năm’, trong trường hợp đó bạn không cần phải gọi xe cứu thương. Hoặc họ có thể tiết lộ rằng vợ họ bị ung thư và họ đang trải qua một cái gì đó rất khó khăn”. Ở một mức độ lớn, nguồn gốc của căng thẳng “không phải là việc bạn làm”.

7. Giữ một khoảng cách

Stress có thể lây nhiễm, do đó, “có nhận thức về bản thân để biết ảnh hưởng của nó đối với bạn”, Webb nói. “Khi ai đó ảnh hưởng và làm tiêu hao đi năng lượng của bạn, đôi khi bạn phải tìm ra cách bạn có thể nhận được khoảng cách từ người đó hoặc giới hạn các tương tác của bạn với họ”. Tất nhiên, đây không phải là điều luôn luôn dễ dàng – đặc biệt nếu bạn làm việc trong cùng một bộ phận và được giao cùng một dự án. Trong trường hợp đó, Weeks đã đề nghị, nhìn vào mặt tích cực của tình hình. Cô giải thích: “Khi nói về các nhân viên văn phòng, sự lắc lư, thoải mái, không mang theo trọng lượng là người sẽ để lại cho bạn một kiệt tác. “Trong khi bạn không thích không khí của tình hình căng thẳng, vấn đề sẽ ít đi”.

Các nguyên tắc cần nhớ

Thực hiện:

  • Cung cấp sự hỗ trợ bằng cách hỏi nếu có bất cứ điều gì bạn có thể làm để giúp đỡ. Điều này sẽ giúp bạn đồng nghiệp bị căng thẳng cảm thấy mình bớt đơn độc.
  • Cải thiện hình ảnh của đồng nghiệp của bạn bằng cách khen ngợi.
  • Hãy suy nghĩ về những cách để làm giảm tải nhận thức của người đó, ví dụ như, chia công việc thành nhiều phần dễ quản lý hơn.

Không:

  • Đánh giá. Đồng nghiệp của bạn có thể biểu hiện sự căng thẳng khác với bạn, nhưng đó không nhất thiết là một tính cách sơ suất.
  • Cho phép người đó. Đơn giản chỉ cần thừa nhận những căng thẳng, sau đó cố gắng giúp đồng nghiệp của bạn vượt ra ngoài nó.
  • Hãy hút thuốc. Hình dung ra cách để có được sự cách biệt từ đồng nghiệp của bạn.

Trường hợp nghiên cứu #1: Cung cấp trợ giúp và quan điểm của bạn

Karoli Hindriks, người sáng lập và giám đốc điều hành của Jobbatical, công ty tuyển dụng việc làm quốc tế, trước đây từng làm việc tại một công ty nơi cô giám sát một ủy viên ban quản lý tiếp thị đáng lo ngại. Người bạn đồng nghiệp – chúng tôi sẽ gọi cô ấy là Jenny – “quá sức chịu đựng và áp lực bởi công việc của cô ấy rằng hiệu suất công việc của cô thực sự bắt đầu áp lực”, Karoli nhớ lại “Mọi người đều có thể thấy cô ấy làm việc rất chăm chỉ. Nhưng tôi cũng nhìn thấy những quầng thâm dưới mắt cô ấy, tâm trạng run rẩy của cô ấy, và tính dễ tổn thương của cô ấy”.

Karoli biết rằng đó không phải là chỗ để cô phán xét; Jenny dường như bị mắc vào đó. Thay vào đó, cô đề nghị hỗ trợ và nói về công việc mà Jenny phải làm theo những bước nhỏ, chứ không phải là một công việc lớn, chán nản. “Tôi yêu cầu cô ấy tưởng tượng một căn phòng lộn xộn mà cô ấy cần phải làm sạch. Tôi bảo cô ấy nghĩ đến bước vào phòng đó và nhìn những bộ quần áo nằm rải rác khắp sàn nhà, những giỏ bánh kẹo dưới lớp đệm, và lớp bụi phủ khắp bề mặt”

“Tôi nói với cô ấy rằng cô ấy có hai lựa chọn: Bạn có thể từ bỏ, gục ngã và đầu hàng để tình hình xấu hơn, hoặc bạn có thể lấy cặp vớ đầu tiên bạn nhìn thấy và cảm thấy tốt hơn khi bước thêm một bước để dọn dẹp mớ hỗn độn đó. Từng bước, từng chút, từng món đồ, bạn sẽ sắp xếp được”

Karoli nói rằng Jenny đã thông suốt. “Tôi bắt đầu thấy cô ấy chia sẻ những chiến thắng nhỏ của cô ấy và hạnh phúc như thế nào với điều cô ấy đang làm”, cô ấy nói. “Hiệu suất của cô được cải thiện rõ rệt, và các thành viên của nhóm cô cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với cô”

Trường hợp nghiên cứu #2: Thông cảm và khen ngợi những điểm mạnh của bạn đồng nghiệp bị stress

Trước đó trong sự nghiệp của mình, Jan Bruce đã làm việc như là một nhà xuất bản và biên tập viên tại một tạp chí về sức khoẻ và sức khỏe người tiêu dùng. “Đó là một môi trường căng thẳng cao trong ngành công nghiệp áp lực”, bà nhớ lại. “Có rất nhiều nhân cách lớn lao quanh văn phòng. Văn hoá độc hại, và người ta có khuynh hướng bị coi thường”.

Một trong những đồng nghiệp thân thiết nhất của cô – chúng tôi sẽ gọi cô là Abby – đã bị tiều tụy bởi công việc của cô ấy. “Cô đã rất thành công trong tổ chức và đã nhận được nhiều sự quảng bá, vì vậy cô ấy phải chịu áp lực rất lớn”, Jan giải thích. Vào một thời điểm nhất định, cô bắt đầu “làm việc chăm chỉ đến nỗi cô không thể tập trung. Sự căng thẳng đã làm cô ấy bị bệnh”

Jan nhớ đến việc tiếp cận Abby với “tinh thần đồng cảm” và mối quan tâm. “Tôi nói, “Tôi biết rằng bạn đang chịu rất nhiều áp lực. Làm thế nào để bạn vượt qua? “Làm cho Abby muốn nói chuyện với tôi và tin tưởng vào tôi”

Qua những cuộc trò chuyện tiếp theo, Jan thấy rằng Abby đã quyết tâm “đạt được và thành công”, nhưng cô cũng “cần nghỉ ngơi” và để cho đi một số căng thẳng. “Cô ấy có quan điểm: “Tôi sẽ vượt qua điều này. Nếu tôi làm việc lâu hơn và khó hơn, mọi thứ sẽ ổn thôi”

Abby đánh giá cao sự hỗ trợ, và cả hai cuối cùng đã phát triển một mối quan hệ làm việc vững chắc.

Ngày nay Jan là đồng sáng lập và là CEO của MeQuilibrium, một nền tảng phần mềm giúp các công ty và công nhân quản lý tốt hơn năng suất, sức khoẻ và phúc lợi của họ.

Theo Harvard Business Review
Người dịch – Ngọc Thuẩn

Nguồn: https://hbr.org/2017/08/how-to-work-with-someone-whos-always-stressed-out

Đăng ký nhận bảng tin

Chúng tôi sẽ gửi cho bạn những kiến thức có giá trị về: Khởi Nghiệp, Quản lý, Marketing, Tài Chính,...