Làm thế nào để cải thiện kỹ năng viết trong kinh doanh?


Người viết lách tại eSmart.vn

Kỹ năng viết là một trong những kỹ năng chiếm hầu hết thời gian trong công việc của bạn, ví dụ: viết đề xuất cho khách hàng, ghi chú những vấn đề của cấp trên, phản hồi ngay lập tức những email của đồng nghiệp. Nhưng, làm cách nào để bạn đảm bảo rằng văn phong của bạn rõ ràng và ấn tượng nhất có thể. Làm cách nào để nổi bật được thông điệp mà bạn muốn gởi đi?

Những nhà quản lý luôn trong tình trạng quá tải công việc, họ có rất ít thời gian để có thể nghĩ đến việc cải thiện cách viết văn bản, với họ đó là một công việc tẻ nhạt, thậm chí là phù phiếm. Nhưng biết cách để tạo ra một câu văn thú vị, thông minh là điều cần thiết để giao tiếp hiệu quả, để trở thành nhà kinh doanh thành công và làm nổi bật bản thân. Theo như đúc kết của Marvin Swift thì “văn bản rõ ràng có nghĩa là tư duy rõ ràng”. Kara Blackburn, một giảng viên cấp cao trong quản lý giao tiếp tại Trường Quản lý MIT Sloan cho biết “bạn có thể có tất cả những ý tưởng tuyệt vời trên thế giới và nếu bạn không thể giao tiếp, sẽ không có ai nghe thấy chúng”. Bryan Garner, tác giả của quyển sách HBR Hướng dẫn để viết văn bản tốt hơn trong kinh doanh, nói “Viết có hiệu quả không phải là một món quà khi bạn sinh ra đã có. Đó là một kỹ năng mà bạn phải rèn luyện. May mắn thay mọi người đều có khả năng cải thiện vấn đề này”. Dưới đây là cách để viết văn bản đơn giản, rõ ràng và chính xác.

1. Suy nghĩ trước khi viết

Trước khi đặt bút vào giấy hoặc đặt tay vào bàn phím, hãy xem xét những gì bạn muốn nói. “Sai lầm nhiều người mắc phải là họ bắt đầu viết sớm”, Garner nói. “Họ viết những gì họ đang nghĩ, điều đó làm cho văn bản của họ ít có cấu trúc, dài dòng và lập đi lập lại”. Hãy tự hỏi: “Bạn có chắc là người đọc sẽ hiểu và nắm bắt được nội dung sau khi đọc email, đề nghị hoặc báo cáo này?” Nếu ngay lập tức bạn nhận được câu trả lời là không, có nghĩa là bạn đang viết quá nhanh. “Lùi lại và dành thêm nhiều thời gian để sắp xếp suy nghĩ của bạn trước khi viết”, Blackburn khuyên.

2. Đề cập vấn đề một cách trực tiếp

Hãy nêu rõ quan điểm của bạn ở đầu văn bản. Nhiều người nhận ra rằng phong cách và cấu trúc viết mà họ được hướng dẫn trong trường học thì không giống với cách viết trong công việc cũng như trong môi trường kinh doanh. Garner nhận định “Một trong những căn bệnh phổ biến trong văn bản kinh doanh là trì hoãn thông điệp đến phần giữa của văn bản”. Bằng cách trình bày ngắn gọn ý tưởng chính đầu tiên, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cho người đọc và làm nổi bật tranh luận của bạn trước khi nó bị chìm vào phần lớn các đoạn văn còn lại. Khi viết các ghi chú hoặc đề nghị, Garner gợi ý hãy nêu vấn đề và giải pháp đề xuất “không quá 150 chữ” của dòng trên cùng, trang đầu tiên. Ông nói “Nếu phần mở đầu văn bản của bạn không tốt, toàn bộ đoạn văn sau đó cũng sẽ không hay”.

3. Không dài dòng

Blackburn cho biết “Không nên sử dụng quá nhiều từ khi mà chỉ cần một từ đã thể hiện được ý nghĩa của nó”. Đọc bài viết của bạn dưới gốc nhìn bình luận và chắc chắn rằng mỗi câu trong đó đều hướng đến một nội dung chính. Lược bỏ hết những từ hoặc câu không cần thiết. Garner nhận định “Cảm nhận của người đọc trong những phút đầu tiên rất quan trọng nếu một phần của bài viết quá rườm rà họ sẽ thoát ra ngay lập tức”. Ông khuyên nên xóa bớt những giới từ không cần thiết, thay thế danh từ bằng động từ hành động, sử dụng từ viết tắt và thay đổi những động từ mạnh mẽ hơn.

4. Tránh sử dụng biệt ngữ

Kỹ năng viết trong kinh doanh vận dụng tất cả thuật ngữ thông dụng và chữ viết tắt đặc thù của ngành. Mặc dù những thuật ngữ và chữ viết tắt này thường gây khó hiểu, nhầm lẫn cho người đọc, nhưng những thuật ngữ này sẽ không thể thay đổi trong một số ngữ cảnh hoặc những chữ viết tắt sẽ rất tiện dụng khi bạn viết tốc ký. Tuy nhiên, nếu sử dụng quá nhiều, người đọc sẽ cho rằng bạn đang lười biếng hoặc tệ hơn là không hiểu những gì bạn đang nói. Blackburn khẳng định “biệt ngữ không thêm bất cứ giá trị nào cho bài viết, nhưng sự rõ ràng và súc tích mà biệt ngữ mang lại là không thể bàn cãi. Bạn cũng nên tránh sử dụng những ngôn ngữ hoành tráng. Người viết thường nhầm tưởng rằng dùng một từ hoành tráng khi diễn tả một ý nghĩa đơn giản sẽ cho thấy sự thông minh. Điều đó thì không đúng.

5. Đọc lại những gì bạn viết

Đặt mình vào vị trí của người đọc để thấy được “quan điểm của bạn đã rõ ràng và có cấu trúc tốt hay chưa?”, “câu văn đã đơn giản và ngắn gọn hay chưa?” Blackburn cho rằng việc đọc lại đoạn văn là một ý tưởng đúng đắn, cô nói: “Khi đó bạn có thể nhận ra những sai sót của mình: những khoảng trống trong lập luận của bạn, những câu văn chưa hoàn chỉnh hay những đoạn văn quá dài dòng”. Đừng ngại khi hỏi ý kiến bạn bè và đồng nghiệp hoặc tốt hơn có thể nhờ một số bạn bè, đồng nghiệp chỉnh sửa bài viết của bạn. Tiếp thu những thông tin phản hồi với sự cảm kích chứ không khó chịu vì “Biên tập là một hành động của tình hữu nghĩ. Nó không phải là một hành động tạo nên sự bất hòa” Garner chia sẻ.

6. Luyện tập mỗi ngày

“Viết là một kỹ năng và kỹ năng thì cần được cải thiện bằng cách thực hành”, Blackburn cho biết. Garner đề nghị đọc tài liệu cũng như các văn bản mỗi ngày và chú ý trong việc chọn lựa từ ngữ, cấu trúc câu và sự liền mạch. Đầu tư vào một hướng phong cách và ngữ pháp đúng đắn để tham khảo. Quan trọng nhất là dành thời gian cho việc xem lại và chỉnh sửa bài viết cho hoàn chỉnh. “Viết đơn thuần hay viết có phong cách riêng là khi bạn thật sự thay đổi và điều đó thì không diễn ra nhanh chóng,” Blackburn cho biết. “Dành thời gian cho việc viết phù hợp bởi vì người viết tốt thường được đánh giá cao trong công việc”.

Nguyên tắc cần nhớ

Nên:

  • Ghi ra những ý chính mà bạn muốn đề cập đến trong bài viết để làm cho văn bản của bạn trực tiếp và hiệu quả hơn.
  • Sử dụng từ ngữ một cách hợp lý, câu ngắn gọn và súc tích.
  • Tránh biệt ngữ và những lời nói “cửa miệng” bằng cách sử dụng từ ngữ thay thế.

Không nên:

  • Cho rằng bản thân bạn không thể viết. Bất cứ ai cũng có thể trở thành một nhà văn tốt hơn trong hiện tại.
  • Cứ cho rằng bản phát thảo trong lần viết đầu tiên của bạn là khá, thậm chí là hoàn hảo. Mỗi văn bản đều cần được cải thiện để hoàn chỉnh hơn.
  • Chôn vùi luận điểm của bạn – hãy trình bày ý tưởng của bạn càng sớm càng tốt.

Trường hợp nghiên cứu #1: Đừng ngại chia sẻ

Khi David McCombie bắt đầu làm một nhà tư vấn quản lý McKinsey & Company, ông ngay lập tức nhận ra rằng phong cách viết mà ông đã được đào tạo tại trường Luật Harvard thì không thích hợp cho việc giao tiếp với các vị trí điều hành cấp cao. David chia sẻ, “Tôi gặp vấn đề về cấu trúc của bài viết. Tôi đã nhận được phản hồi rằng tôi cần phải đưa ra luận điểm sớm hơn”.

Với văn bản quy phạm pháp luật hoặc lý thuyết, “bạn thường bắt đầu với việc xây dựng các trường hợp và đặt các điểm chính ở cuối cùng”, ông nói. “Nhưng trong truyền thông doanh nghiệp, cách tốt nhất để mở đầu là đặt phần kết luận của bạn lên đầu tiên.”

Để giúp cho văn bản của mình trực tiếp và hiệu quả hơn, David đã sưu tầm tất cả các bài thuyết trình và báo cáo trước đây của một số đồng nghiệp cấp cao để học hỏi các yếu tố quan trọng trong vấn đề định dạng và phong cách viết của họ.

David đã mang những gì học được để thực hành trong công ty cổ phần tư nhân, ông thành lập nhóm McCombie tại Miami. “Tôi gửi những vấn đề quan trọng của tôi cho cộng sự và để anh ấy đọc trước”, David nói, thêm rằng anh ấy biết rõ hơn để có những chỉnh sửa cá nhân. “Chúng tôi nói chuyện về việc liệu có một cách tốt hơn để truyền đạt một ý tưởng, làm thế nào để chúng ta có thể được gọn gàng hơn”.

Cải thiện kỹ năng viết của mình đã ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng của David để trở thành một tiếng nói có ảnh hưởng trong lĩnh vực của mình. Ông hiện đang viết một cuốn sách về thị trường thích hợp với công ty cổ phần tư nhân của ông, “Hướng dẫn đầu tư trực tiếp cho các học viên văn phòng hoặc gia đình”.

“Ngay cả khi tôi biết văn bản kinh doanh của tôi đã tốt ngay từ lần viết đầu, nhưng tôi nghĩ rằng vẫn phải liên tục cải thiện kỹ năng viết và nâng tầm viết lên một cấp độ tiếp theo chắc chắn đó chính là chìa khóa cho sự thành công”, David nói. “Khi bạn làm điều đó nhiều lần hơn, nó sẽ trở nên dễ dàng hơn”.

Trường hợp nghiên cứu #2: Nghiên cứu các văn bản hay

Tim Glowa đã xây dựng được một sự nghiệp thành công là một nhà tư vấn chiến lược marketing, khi ông quyết định tham vọng của mình cao hơn một chút. “Tôi muốn được nhìn nhận như một nhà lãnh đạo tư tưởng”, Tim nói, “và để làm điều đó, tôi cần có một điểm nhấn và tôi nhất định phải tạo được điểm nhấn với cộng đồng.”

Ông biết rằng thể hiện sự thông minh, công bố các ý kiến và tài liệu nghiên cứu là chìa khóa để nâng cao uy tín nghề nghiệp của mình. Tác phẩm của ông đã được đón nhận bởi các đồng nghiệp và bạn bè nhưng nhiều kinh nghiệm của ông bắt nguồn từ văn bản học thuật. Vì vậy ông bắt đầu đọc các tác phẩm kinh doanh để học hỏi phong cách viết, như McKinsey Quarterly. “Tôi đã học cách họ giao tiếp”, Tim nói, “và đã nỗ lực thực hiện để làm cho văn bản của mình trực tiếp và ngắn gọn hơn.”

Ông cũng đưa hình thức phác thảo vào phong cách viết văn bản của mình. Bây giờ, trước khi viết báo cáo và các bản ghi nhớ, ông bắt đầu với bước phác thảo ngắn trong 3 bước chính. “Bạn không thể bắt đầu đánh chữ và mong rằng bài viết sẽ đi đến một điểm nào đó”, ông nói, “đó giống như là đi dạo và không biết được nơi đến”.

Tim, bây giờ là đồng sáng lập của một công ty phân tích thị trường được gọi là Insights Bug, tin rằng những nỗ lực đã khiến ông trở thành người giao tiếp hiệu quả hơn, không chỉ cải thiện những bài viết dài dòng mà còn những email hay thậm chí là cả thư thoại. Và công việc của ông đã tìm được tiếng nói với độc giả. Một số bài viết của ông được tải về hơn 100.000 lần, và một công ty Fortune 50 vừa sử dụng bài viết của ông trong một buổi đào tạo và phát triển chương trình nội bộ.

Tim đang hài lòng với sự tiến bộ của mình, nhưng chắn chắn rằng ông sẽ không dừng lại mà tiếp tục nỗ lực nhiều hơn nữa. “Bạn phải làm việc đó”, ông nói. “Bất cứ khi nào bạn phát triển một kỹ năng mới, bạn phải nghiên cứu nó”.

Carolyn O’Hara
Người dịch – Khánh Trân

Nguồn: https://hbr.org/2014/11/how-to-improve-your-business-writing

Đăng ký nhận bản tin khởi nghiệp

Chúng tôi sẽ gửi cho bạn những kiến thức có giá trị về: marketing, quản lý, lãnh đạo, khởi nghiệp. Các sự kiện về cộng đồng eConnect và hệ sinh thái khởi nghiệp.