Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT


Người viết lách tại eSmart.vn

Theo điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về việc lập Hóa đơn GTGT như sau:

Hóa đơn bắt đầu sử dụng từ quyển số 01 và số hóa đơn là: 0000001

  • Liên 1: lưu tại quyển hóa đơn (không tách rời)
  • Liên 2: giao khách hàng
  • Liên 3: lưu nội bộ (tách rời, đính kèm với chứng từ kế toán – Phiếu thu/chi, Phiếu xuất và có thể giao cho BP Kế Toán để hạch toán)

Khi viết hóa đơn cần lưu ý các vấn đề:

1. Tên Công ty: viết đầy đủ theo GPKD của người mua hoặc thông tin do người mua cung cấp (có thể làm biên bản điều chỉnh khi bị sai sót)

2. Địa chỉ: viết đầy đủ theo GPKD của người mua hoặc thông tin do người mua cung cấp (có thể làm biên bản điều chỉnh khi bị sai sót)

Trường hợp viết tắt: Khi tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

3. Mã số thuế: phải đúng chính xác

4. Ngày tháng năm phát hành hóa đơn: không được ghi lùi ngày so với ngày trước đó đã ghi

  • Hoạt động bán hàng : là ngày chuyển giao quyền sở hữu (sử dụng) hàng hóa.
  • Hoạt động cung cấp dịch vụ : Là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ
  • Hoạt động xây dựng : Là ngày nghiệm thu bàn giao công trình, hạng mục công trình

5. Hình thức thanh toán: tiền mặt hoặc chuyển khoản (phải ghi rõ)

6. “Tên hàng hóa, dịch vụ”: Nội dung xuất Hóa đơn phải đúng ngành nghề đã đăng ký trên GPKD. Ghi đầy đủ, chi tiết, chính xác tên hàng hóa bán ra như lúc mua vào (tên, ký hiệu, mã).

Ví dụ: Khi mua hàng hóa tên là “Máy vi tính Dell Latitude E7440” thì khi bán ra phải ghi là “Máy vi tính Dell Latitude E7440”

7. “Đơn vị tính”: ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa bán ra, giống như khi mua vào (mua vào là “cái” thì bán ra phải ghi là “cái”). Khi có sự thay đổi đơn vị tính thì phải có bảng qui đổi có xác nhận của nhà cung cấp.

8. “Số lượng”: ghi số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra

9. “Đơn giá”: ghi giá bán của 1 đơn vị sản phẩm (giá chưa có thuế GTGT)

10. “Thành tiền”: Ghi tổng số tiền = đơn giá x số lượng

Sau khi viết xong tất cả nội dung các mặt hàng bán ra, gạch chéo phần còn trống (nếu có) bắt đầu từ trái qua phải.

11. “Cộng tiền hàng”: Là tổng của các chỉ tiêu “Thành tiền”

12. “Thuế suất thuế GTGT”:

  • Ghi mức thuế suất của hàng hóa, dịch vụ là 0%, 5%, 10%
  • Nếu hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế, miễn thuế thì gạch chéo “ / “
  • Các mặt hàng có thuế suất như nhau thì mới được viết chung 1 hóa đơn

13. “Tiền thuế GTGT” : được tính = “Cộng tiền hàng” x “Thuế suất thuế GTGT”, trường hợp không chịu thuế thì gạch chéo “ / “

Chỉ tiêu “Tổng cộng tiền thanh toán”: được tính = “Cộng tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT”

14. “Số tiền bằng chữ”: Viết số tiền bằng chữ của chỉ tiêu “Tổng cộng tiền thanh toán”

15. “Người mua hàng”: Người đi mua hàng ký và ghi rõ họ tên (nếu bán hàng qua điện thoại, qua mạng, Fax … thì người mua hàng không phải ký nhưng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, qua Fax…).

16. “Người bán hàng”: Người nào viết hóa đơn thì người đó ký và ghi rõ họ tên

Chữ ký, con dấu: ký trực tiếp (“ký sống”), người đại diện pháp luật ký thì đóng dấu ngay tại chữ ký, còn nếu được ủy quyền thì đóng dấu bên góc trái phía trên của hóa đơn.

*Lưu ý:

Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy Hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập Hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy Hóa đơn” hoặc người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

Đăng ký nhận bản tin khởi nghiệp

Chúng tôi sẽ gửi cho bạn những kiến thức có giá trị về: marketing, quản lý, lãnh đạo, khởi nghiệp. Các sự kiện về cộng đồng eConnect và hệ sinh thái khởi nghiệp.